СПРАВОЧНИК Выпуск 2 Типовые
положения о Москва 1997 СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕВ связи с изменением технологии проектирования расширяется сфера деятельности производственного отдела. Производственный отдел участвует в проведении маркетинговых исследований и формировании портфеля заказов, согласовывает с населением основные проектные решения др. Следствием этого являются изменения в должностных обязанностях работников этих подразделений. Кроме того, с развитием рыночных отношений в проектных организациях стали появляться временные трудовые коллективы. Они также влияют на изменения в организационной структуре управления в производственных отделах. Необходимость решения этих двух задач и определила подготовку настоящего справочника. В настоящем справочнике приведены две существующие формы деятельности производственного отдела с необходимыми организационно-распорядительными документами. Между этими двумя формами существуют отличия. В первом случае - в проектной организации работают производственные подразделения, которые, как и раньше являются производственными единицами, т.е. они несут ответственность за качество выпускаемой проектной продукции (услуг) и сроки окончания выполнения работ. В этих подразделениях имеется утвержденный руководством производственный план. Во втором случае - появились подразделения которые являются «рынком рабочей силы». В этом случае задачей производственного отдела является обеспечение временных трудовых коллективов (ВТК) необходимым количеством проектировщиков, имеющих все необходимые ресурсы для принятия правильных и эффективных проектных решений. Для подразделений входящих в эту группу начальнику отдела требуется выполнить отдельные обязанности, в увязке с обязанностями управляющего проектом (ГИПом, ГАПом), который организует работу ВТК. В процессе адаптации проектных организаций к рыночным отношениям количество производственных подразделений «второй группы» будет неизменно расти. В настоящем справочнике собраны важнейшие вопросы деятельности производственных отделов, которые позволят разобраться в появившихся новых формах их деятельности; дать представление о роли начальника отдела в изменившихся условиях (с учетом работы ВТК), о новых функциях отдела. Разработчики: канд. экон. наук Подольский М.С. (научный руководитель), Нагайко И.В. (ответственный исполнитель). В работе принимали участие: Барченков С.А., канд. экон. наук Жилкина А.Н., канд. экон. наук Ромашко О.Н., Ромашко С.В., Руденко Л.В., Садофьева М.Ф., Стекольщиков И.А., Ярцев Д.И. Для дополнительной консультационной помощи по вышеперечисленным вопросам можно обращаться к генеральному директору Консультационного центра «ЦНИОпроект-ИНВЕСТ» Подольскому Марку Семеновичу (тел.: (095) 157 3316, факс: (095) 942 2269). 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1.1. Состав справочникаСправочник содержит варианты типовых положений о производственных отделах и перечень отдельных работ начальника производственного отдела, связанных с организацией и управлением деятельностью отдела. В настоящем справочнике рассматриваются два варианта работы производственного отдела. В первом варианте - производственный отдел является «производственной единицей», во втором - производственный отдел является «рынком рабочей силы» в условиях работы временных трудовых коллективов. В настоящем справочнике, там, где это необходимо будут рассмотрены оба варианта. Первый вариант - (производственный отдел - «производственная единица»), в котором осуществляется разработка проектной и других видов продукции (осуществление услуг) в соответствии с выданным заданием.1 1 Более подробно о расширении видов продукции и услуг и организации предпринимательской деятельности см. п. 1 списка рекомендуемой литературы Второй вариант - (производственный отдел - «рынок рабочей силы» в условиях деятельности ВТК), в котором осуществляется поддержание высокого квалификационного потенциала своих работников и условий для создания ими продукции (услуг). Типовое положение о производственном подразделении состоит из разделов: 1) общие положения; 2) функции; 3) структура и штаты; 4) полномочия начальника производственного отдела. В разделе «Общие положения» указывается степень самостоятельности отдела, кто руководит отделом, в чьем подчинении находится отдел, порядок назначения начальника отдела, кто замещает начальника отдела во время его отсутствия, цели деятельности отдела, порядок реорганизации отдела, критерии оценки деятельности отдела; перечень документов, которыми руководствуются работники отдела. Раздел «Функции» является основным разделом положения. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности отдела. Функции сформулированы исходя из основных результатов деятельности отдела, а также передаваемой отделом планово-отчетной информации, и информации предназначенной руководству и другим подразделениям проектной организации с целью решения в отделе организационно-управленческих задач (информационное обеспечение работников, подбор и расстановка кадров, повышение квалификации работников отдела и др.). В разделе «Структура и штаты» приводятся наименования всех должностей работников отдела, а также отношения подчиненности между ними. Раздел «Полномочия начальника производственного отдела» состоит из частей: «Должностные обязанности», «Права», «Ответственность». В части «Должностные обязанности» перечислены обязанности, которые могут быть полностью или частично поручены для выполнения работнику, занимающему данную должность. В части «Права» приведены полномочия, которые необходимы работнику, для выполнения должностных обязанностей. В части «Ответственность» перечислены меры, которые могут быть применены к работнику в случае не выполнения им должностных обязанностей или не использования предоставленных прав. 1.2. Организационная структура управления производственного отделаВ состав производственного отдела входят: руководство отдела (начальник отдела) и специалисты-проектировщики (главные специалисты производственного отдела, инженеры-проектировщики, техники-проектировщики).2 Отношения подчиненности между ними образуют организационную структуру производственного отдела. 2 О должностных инструкциях работников производственного отдела см. в п. 10 списка рекомендуемой литературы Первый вариант: Начальник отдела административно подчинен заместителю директора по экономике и производству, функционально - заместителям директора.3 3 Административная подчиненность охватывает вопросы установления загрузки и сроков выполнения работ, функциональная - вопросы соблюдения требований к результатам и методам выполнения работ Главные специалисты производственного отдела функционально (по техническим вопросам) подчинены управляющим проектами (ГИПам, ГАПам), административно и функционально (кроме технических вопросов) - начальнику отдела. Инженеры-проектировщики административно и функционально (по техническим вопросам) подчинены главным специалистам производственного отдела. Техники-проектировщики административно и функционально (по техническим вопросам) подчинены инженерам-проектировщикам. Функционально (кроме технических вопросов) инженеры-проектировщики и техники-проектировщики подчинены начальнику отдела. Схема организационной структуры управления производственного отдела приведена на рис. 1. Второй вариант: Начальник отдела административно подчинен заместителю директора по кадрам и социальным вопросам, функционально - заместителям директора. Начальнику отдела административно и функционально (кроме технических вопросов) подчинены все специалисты отдела (в период, когда они не заняты работой в ВТК). Организационную структуру ВТК определяет управляющий проектом (ГИП, ГАП).4 4 Более подробно об организации работ в проектном институте на основе гибких организационных структур (временных трудовых коллективов) см. п. 2. списка рекомендуемой литературы Схема организационной структуры управления производственного отдела приведена на рис. 2. 1.3. Численность производственного отделаЧисленность и соотношения категорий специалистов производственного отдела нормативно не устанавливаются. В отделе должны работать как высококвалифицированные, так и молодые специалисты. По нормам управляемости численность работников отдела должна быть не более 30 человек (1 вариант), для производственного отдела - «рынка рабочей силы» в условиях деятельности ВТК - не более 60 человек. Для регулирования численности работников отдела должны быть решены вопросы, возникающие при избытке и недостатке специалистов. При избытке работников возможны следующие варианты решения задачи: сокращение их численности, предоставление им работы в рамках расширения видов продукции (услуг) проектной организации, предоставление им работы в функциональных отделах на новых должностях, возникающих в связи с адаптацией проектной организации к условиям рыночных отношений (например, специалист по маркетингу, специалист по рекламе и др.)5. С целью более гибкого управления кадрами, в производственном отделе предпочтительным является создание необходимых условий для совмещения профессий проектировщиков, использования возможности привлечения к работе специалистов на неполный рабочий день. 5 Более подробно о методах сокращения численности работников см. п. 3. списка рекомендуемой литературы, второй раздел функциональная подчиненность по техническим вопросам; функциональная подчиненность (кроме технических вопросов); административная подчиненность Рис. 1. Схема организационной структуры управления производственного отдела - «производственной единицы» проектной организации функциональная подчиненность по техническим вопросам; функциональная подчиненность (кроме технических вопросов); административная подчиненность Рис. 2. Схема организационной структуры управления производственного отдела - «рынок рабочей силы» в условиях деятельности ВТК При недостатке нужных специалистов возможны следующие варианты решения задачи: повышение квалификации имеющихся специалистов до необходимого уровня, проведение специальной деятельности по привлечению в организацию молодых специалистов; создание базы данных из числа бывших специалистов проектной организации или сторонних организаций, которые могут быть привлечены к работе как нештатные работники с заключением необходимых договоров (контрактов). Молодым специалистам устанавливается на определенное время достаточно высокая заработная плата, и за это время поднимается их квалификация до уровня среднего звена специалистов-проектировщиков. 1.4. Оплата труда работников производственного отдела1.4.1. Оплата труда начальника отдела. Начальник производственного отдела заключает контракт с директором проектной организации, в котором ему указывается величина оклада.6 Величина оклада начальника производственного отдела составляет 50 - 70 процентов от оклада директора. Если начальник отдела не полностью загружен, выполняя обязанности в области организации и управления, то он может работать как специалист отдела. При этом величина оклада, зафиксированная в его трудовом контракте, будет увеличена. 6 Типовые трудовые контракты работников производственного отдела приведены в Приложении 1 1.4.2. Оплата труда специалистов отдела. Первый вариант. Начальник отдела распределяет заработную плату среди специалистов с соблюдением правил конфиденциальности величины заработной платы и ее распределения после получения средств от заказчика за реализованную продукцию (выполненные услуги)7. Дополнительно к этой заработной плате начальник отдела выплачивает некоторую сумму за выполнение специалистами функций не связанных с технической деятельностью отдела (поддержание в работоспособном состоянии ИПС и др.). Для этого он формирует специальный фонд. 7 Более подробно см. пп. 4, 5 списка рекомендуемой литературы Второй вариант. Заработную плату специалистам отдела, задействованным в ВТК, распределяет управляющий проектом (ГИП, ГАП) в соответствии с условиями заключенного с ним контракта8. 8 Контракт на выполнение работ участника ВТК приведен в Приложении 2 Специалистам, не занятым в ВТК выплачивается минимальная гарантированная заработная плата, обговоренная в трудовом контракте с директором. Дополнительно к этой заработной плате начальник отдела выплачивает некоторую сумму за выполнение специалистами функций не связанных с технической деятельностью отдела (поддержание в работоспособном состоянии ИПС и др.). Для этого он формирует специальный фонд. 1.5. Контроль качества продукции (услуг) выпускаемых производственным отделомОтветственность за организацию системы качества проектной документации несет главный инженер. Ответственность перед главным инженером проектной организации за качество проектной документации несет управляющий проектом (ГИП, ГАП). Передача заказчику проектной документации, разработанной производственными отделами или ВТК осуществляется после контроля ее качества. Порядок контроля качества определяет главный инженер проектной организации9. При этом «проверяющий» не является специалистом производственного отдела или членом ВТК. В случае работы проектной организации с использованием гибких организационных структур (ВТК) возможно выполнение начальником производственного отдела функции «проверяющего», если он выполняет обязанности начальника и у него остается свободное время на проверку. 9 Более подробно об организации работы главного инженера проектной организации см. п. 6 списка рекомендованной литературы 2. ТИПОВЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ О ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ОТДЕЛАХ2.1. Типовое положение о производственном отделе - «производственной единице»1010 Настоящее положение рассматривает случай комплексного производственного отдела. В случае специализированного производственного отдела могут быть отличия в формулировках, касающиеся его специализации. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1) Производственный отдел является самостоятельным структурным подразделением проектной организации. 2) Возглавляет производственный отдел начальник отдела. 3) Начальник отдела назначается и освобождается от занимаемой должности приказом заместителя директора по кадрам и социальным вопросам, как правило, на конкурсной основе. При назначении на должность заключается трудовой контракт. 4) Начальник производственного отдела административно подчиняется заместителю директора по экономике и производству; функционально подчиняется заместителям директора. 5) Во время длительного отсутствия на рабочем месте начальника производственного отдела заместитель директора по экономике и производству выполняет те из его обязанностей, которые не терпят отлагательства в силу производственной необходимости. 6) Целью деятельности производственного отдела является разработка проектной документации и другой проектной продукции (оказание услуг) в соответствии с выданным заданием. 7) Критериями оценки деятельности производственного отдела являются: разработка проектной документации и другой проектной продукции (оказание услуг) в соответствии с установленным в проектной организации уровнем качества; разработка проектной документации и другой проектной продукции (оказание услуг) в соответствии с установленными нормами и стандартами по проектированию, строительству и эксплуатации объектов, других индивидуальных требований заказчика к техническому уровню и качеству, архитектурной выразительности и социальной значимости объектов; разработка проектной документации и другой проектной продукции (оказание услуг) в соответствии с установленным сроком их выполнения. 8) Реорганизация и ликвидация производственного отдела осуществляется приказом директора проектной организации. 9) В своей работе работники производственного отдела руководствуются законодательством Российской Федерации, уставом проектной организации, настоящим положением, а также, другими организационно-распорядительными документами проектной организации. Функции 1) Участие в формировании «портфеля заказов». 2) Участие в маркетинговой деятельности. 3) Участие в подготовке данных для заключения контракта с заказчиком на разработку продукции, (оказание услуг). 4) Участие в сборе исходных данных для проектирования. 5) Принятие проектных решений по отдельному разделу (части) проекта. 6) Согласование с населением основных проектных решений. 7) Подготовка соответствующего раздела (части) пояснительной записки. 8) Оформление принятых проектных решений. 9) Корректировка проектной документации в связи с изменениями нормативной базы или требованиями, заказчика. 10) Подготовка заданий смежным подразделениям. 11) Проверка соответствия разработанных смежными подразделениями проектных решений выданным техническим заданиям. 12) Осуществление авторского надзора за строительством объектов. 13) Техническая помощь заказчику после ввода объекта в эксплуатацию. 14) Подготовка предложений по изменению планового уровня качества проектных решений. 15) Формулирование позиции связанной с подбором и расстановкой кадров в отделе. 16) Формулирование позиции в области стимулирования работников отдела. 17) Проведение мероприятий по повышению квалификации работников отдела, обучению и переподготовке кадров. 18) Подготовка материалов для проведения аттестации работников отдела. 19) Участие в работе по улучшению условий труда работников отдела. 20) Определение нормативной трудоемкости и продолжительности выполнения отдельных видов работ в отделе, с последующим определением себестоимости указанных работ. 21) Подготовка отчетности о результатах работы отдела, ведение делопроизводства. 22) Определение потребности отдела в финансовых, материально-технических, информационных и др. ресурсах. Структура и штаты 1) В состав производственного отдела входят работники: начальник отдела, главные специалисты производственного отдела, инженеры-проектировщики производственного отдела, техники-проектировщики производственного отдела. 2) Отношения подчиненности между работниками внутри производственного отдела, и работниками проектной организации и производственного отдела: а) Начальнику отдела административно и функционально (по вопросам связанным с организацией управления в производственном отделе) подчинены все специалисты производственного отдела. б) Главному специалисту производственного отдела административно и функционально подчинены инженеры-проектировщики производственного отдела. в) Инженеру-проектировщику производственного отдела административно и функционально подчинены техники-проектировщики производственного отдела. г) Главный специалист производственного отдела функционально подчинен управляющему проектом (ГИПу, ГАПу). 3) Требования к квалификации работников производственного отдела. а) Начальник отдела должен иметь высшее образование, стаж работы по управлению коллективом не менее 5 лет или опыт педагогической работы. б) Главный специалист производственного отдела должен иметь высшее образование по профилю работы и стаж в должности инженера-проектировщика производственного отдела не менее 5 лет. в) Инженер-проектировщик производственного отдела должен иметь высшее или среднее образование или опыт работы в проектных организациях не менее 2 лет. г) Техник-проектировщик производственного отдела должен иметь среднетехническое образование. 4) Специалисты производственного отдела назначаются и освобождаются от занимаемой должности заместителем директора по кадрам и социальным вопросам института, по предложению начальника производственного отдела. ПОЛНОМОЧИЯ НАЧАЛЬНИКА ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОТДЕЛА Должностные обязанности 1) Формирование загрузки («портфеля заказов») работников отдела. 2) Участие в маркетинговой деятельности11. 11 Термин «участие» означает, что степень участия работника определяет руководитель, возглавляющий работы данного вида деятельности 3) Определение трудоемкости и распределение заданий (объемов работ) между специалистами отдела. 4) Принятие решения о системе планирования и контроля исполнения работы подчиненными работниками. 5) Подготовка предложений по совершенствованию организации и деятельности отдела, контроль за внедрением указанных предложений. 6) Подготовка предложений о приеме на работу и освобождении от должности работников отдела, об условиях оплаты труда и других условий трудовых взаимоотношений в отделе. Согласование проектов трудовых контрактов, в том числе обязанностей, прав и ответственности, между заместителем директора по кадрам и социальным вопросам и поступающими на работу в отдел специалистами. 7) Подготовка предложений о применении мер морального и материального поощрения за достижения в работе, а также мер дисциплинарного взыскания к специалистам отдела. 8) Подготовка предложений о необходимости изменения должностей работников отдела. 9) Проведение мероприятий по повышению квалификации работников отдела, обучению и переподготовке кадров. 10) Подготовка материалов для проведения аттестации работников отдела. 11) Контроль за соблюдением в отделе правил конфиденциальности величины заработка специалистов. 12) Разработка системы информационного обеспечения работников отдела, внедрение и контроль за ее функционированием. 13) Утверждение плана комплектования отдела научно-технической информацией. 14) Согласование паспортов рабочих мест специалистов отдела. 15) Утверждение и контроль за исполнением плана мероприятий, обеспечивающего релаксацию (отдых) работников отдела. 16) Определение нормативной трудоемкости и продолжительности выполнения отдельных видов работ в отделе, с последующим определением себестоимости указанных работ. 17) Принятие решений о целесообразности расширения видов продукции (услуг) отдела. 18) Доведение до сведения работников отдела и контроль за соблюдением утвержденных в институте организационно-распорядительных документов. 19) Подписание установленных форм учета и делопроизводства, а также табеля выхода на работу работников отдела. 20) Составление заявок и расчетов потребности отдела в финансовых, материально-технических и т.п. ресурсах. 21) Контроль за соблюдением работниками отдела порядка доступа, обращения и использования сведений, составляющих коммерческую тайну. 22) Создание условий, в которых подчиненные работники могут принимать организационно-управленческие решения в пределах своей компетенции. 23) Подготовка организационно-распорядительных документов регулирующих отношения и конкретные вопросы деятельности внутри возглавляемого им отдела, осуществление контроля за их соблюдением. 24) Принятие решений по жалобам работников проектного института и других организаций, касающихся деятельности подчиненных работников. 25) Во время длительного отсутствия подчиненных работников выполнение их отдельных обязанностей (по вопросам связанным с организацией управления в отделе). Права 1) Давать устные и письменные распоряжения, обязательные для исполнения подчиненными работниками. 2) Использовать меры материального и других видов поощрений подчиненных работников. 3) Налагать взыскания на подчиненных работников. 4) Согласование условий трудовых договоров (контрактов) и договоров гражданско-правового характера с подчиненными работниками и привлекаемыми специалистами. 5) Вести служебную переписку за своей подписью по вопросам своей компетенции. Ответственность В случае невыполнения обязанностей или не использования своих прав, нарушения правил трудового распорядка несет ответственность в виде потери льгот, гарантий, компенсаций, доплат, премий, надбавок и других преимуществ действующих в проектной организации, либо несет ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и заключенным трудовым контрактом. 2.2. Типовое положение о производственном отделе «рынке рабочей силы» в условиях деятельности ВТКОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1) Производственный отдел является самостоятельным структурным подразделением проектной организации. 2) Возглавляет производственный отдел начальник отдела. 3) Начальник отдела назначается и освобождается от занимаемой должности приказом заместителя директора по кадрам и социальным вопросам, как правило, на конкурсной основе. При назначении на должность заключается трудовой контракт. 4) Начальник производственного отдела административно подчиняется заместителю директора по кадрам и социальным вопросам, функционально подчиняется заместителям директора. 5) Во время длительного отсутствия на рабочем месте начальника производственного отдела заместитель директора по кадрам и социальным вопросам выполняет те из его обязанностей, которые не терпят отлагательства в силу производственной необходимости. 6) Целью деятельности производственного отдела является поддержание высокого квалификационного потенциала своих работников и условий для создания ими продукции (услуг). 7) Критериями оценки деятельности производственного отдела являются: наличие в отделе специалистов необходимой квалификации для выполнения ими работ предлагаемых управляющими проектами (ГИПами, ГАПами), наличие в отделе необходимых материально-технических и информационных ресурсов для создания специалистами отдела продукции (услуг), отсутствие в производственном отделе социальных конфликтов, выходящих за пределы отдела. 8) Реорганизация и ликвидация производственного отдела осуществляется приказом директора проектной организации. 9) В своей работе работники производственного отдела руководствуются законодательством Российской Федерации, уставом проектной организации, настоящим положением, а также другими организационно-распорядительными документами проектной организации. ФУНКЦИИ 1) Участие в формировании «портфеля заказов». 2) Формулирование позиции связанной с подбором и расстановкой кадров в отделе. 3) Формулирование позиции в области стимулирования работников отдела. 4) Мероприятия по повышению квалификации работников отдела, обучению и переподготовке кадров. 5) Подготовка материалов для проведения аттестации работников отдела. 6) Участие в работе по улучшению условий труда работников отдела. 7) Подготовка отчетности о результатах работы отдела, ведение делопроизводства. 8) Определение потребности отдела в финансовых, материально-технических, информационных и др. ресурсах. СТРУКТУРА И ШТАТЫ 1) В состав производственного отдела входят работники: начальник отдела, главные специалисты производственного отдела, инженеры-проектировщики производственного отдела, техники-проектировщики производственного отдела. 2) Отношения подчиненности между работниками внутри производственного отдела, и работниками проектной организации и производственного отдела: а) Начальнику отдела административно и функционально подчинены все специалисты производственного отдела (по вопросам связанным с организацией управления в производственном отделе); б) Специалисты-проектировщики производственного отдела административно и функционально подчинены управляющему проектом (ГИПу, ГАПу), их взаимоотношения оформляются при заключении гражданско-правового контракта на выполнение работ в ВТК. 3) Требования к квалификации работников производственного отдела. а) Начальник отдела должен иметь высшее образование, стаж работы по управлению коллективом не менее 5 лет или опыт педагогической работы. б) Главный специалист производственного отдела должен иметь высшее образование по профилю работы и стаж в должности инженера-проектировщика производственного отдела не менее 5 лет. г) Инженер-проектировщик производственного отдела должен иметь высшее или среднее образование или опыт работы в проектных организациях не менее 2 лет. д) Техник-проектировщик производственного отдела должен иметь среднетехническое образование. 4) Специалисты производственного отдела назначаются и освобождаются от занимаемой должности заместителем директора по кадрам и социальным вопросам института, по предложению начальника производственного отдела. ПОЛНОМОЧИЯ НАЧАЛЬНИКА ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОТДЕЛА Должностные обязанности 1) Формирование загрузки («портфеля заказов») работников отдела. 2) Принятие решения о системе планирования и контроля исполнения работы подчиненными работниками по вопросам организации управления в производственном отделе. 3) Подготовка предложений по совершенствованию организации и деятельности отдела, контроль за внедрением указанных предложений. 4) Подготовка предложений о приеме на работу и освобождении от должности работников отдела, об условиях оплаты труда и других условий трудовых взаимоотношений в отделе. Согласование проектов трудовых контрактов, в том числе обязанностей, прав и ответственности, между заместителем директора по кадрам и социальным вопросам и поступающими на работу в отдел специалистами. 5) Подготовка предложений о применении мер морального и материального поощрения за достижения в работе, а также мер дисциплинарного взыскания к специалистам отдела. 6) Подготовка предложений о необходимости изменения должностей работников отдела. 7) Проведение мероприятий по повышению квалификации работников отдела, обучению и переподготовке кадров. 8) Подготовка материалов для проведения аттестации работников отдела. 9) Контроль за соблюдением в отделе правил конфиденциальности величины заработка специалистов. 10) Разработка системы информационного обеспечения работников отдела, внедрение и контроль за ее функционированием. 11) Утверждение плана комплектования отдела научно-технической информацией. 12) Согласование паспортов рабочих мест специалистов отдела. 13) Принятие решений о целесообразности расширения видов продукции (услуг) отдела. 14) Доведение до сведения работников отдела и контроль за соблюдением утвержденных в институте организационно-распорядительных документов. 15) Подписание установленных форм учета и делопроизводства, а также табеля выхода на работу работников отдела. 16) Составление заявок и расчетов потребности отдела в финансовых, материально-технических и т.п. ресурсах. 17) Контроль за соблюдением работниками отдела порядка доступа, обращения и использования сведений, составляющих коммерческую тайну. 18) Подготовка организационно-распорядительных документов регулирующих отношения и конкретные вопросы деятельности внутри возглавляемого им отдела, осуществление контроля за их соблюдением. 19) Принятие решений по жалобам работников проектного института и других организаций, касающихся деятельности подчиненных работников в области организации управления в отделе. 20) Определение порядка в соответствии с которым работники отдела могут вступать в переговоры с руководителем временного трудового коллектива (ВТК). 21) Определение нормативной мощности отдела (чел/день), т.е. определение состава и количества работников отдела, необходимых для удовлетворения запросов руководителей ВТК. 22) Определение (по согласованию с руководителями ВТК) правил внутреннего распорядка работы отдела. 23) Определение величины и формирование внутриотдельского фонда, необходимого и достаточного для функционирования и развития отдела. 24) Определение по согласованию с руководителями ВТК величины договорных цен на разработку соответствующих разделов проектов. 25) Согласование величины заработка специалиста отдела во время его работы в ВТК. 26) Определение по согласованию с руководителем ВТК персонального состава специалистов для работы в ВТК, а также сроки начала и окончания их работы в ВТК. 27) Во время длительного отсутствия подчиненных работников выполнение их отдельных обязанностей (по вопросам связанным с организацией управления в отделе). Права 1) Давать устные и письменные распоряжения, обязательные для исполнения подчиненными работниками. 2) Использовать меры материального и других видов поощрений, подчиненных работников. 3) Налагать взыскания на подчиненных работников. 4) Согласование условий трудовых договоров (контрактов) и договоров гражданско-правового характера с подчиненными работниками и привлекаемыми специалистами. 5) Вести служебную переписку за своей подписью по вопросам своей компетенции. Ответственность В случае невыполнения обязанностей или не использования своих прав, нарушения правил трудового распорядка несет ответственность в виде потери льгот, гарантий, компенсаций, доплат, премий, надбавок и других преимуществ действующих в проектной организации, либо несет ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и заключенным трудовым контрактом. 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАЧАЛЬНИКА ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОТДЕЛА3.1. Информационное обеспечение работниковПри наличии в отделе системы информационного обеспечения, поиск необходимой информации составляет не больше одной - двух минут на источник информации. Кроме того, вся поступающая в производственный отдел информация (научно-техническая, плановая, экономическая, социальная и др.) представлена в форме удобной для употребления. В производственном отделе, исходя из объема (400 - 500 наименований) и тематики информационных материалов может быть создано 20 - 30 информационно-поисковых систем (ИПС) доступных для каждого работника производственного отдела12. Комплекс различного рода ИПС, созданный в отделе обеспечивает решение всех типов поисковых задач, характерных для информационной практики в проектной организации. 12 К информационным материалам можно отнести: СНиПы, справочники, учебники, типовые проекты, алгоритмы и программы и др. ИПС - система содержащая в свернутом виде первичную информацию, а так же средства, которые обеспечивают поиск этой информации как в отделе, так и за его пределами. Возглавляет работу по организации информационного обеспечения подразделения - начальник производственного отдела. Начальник отдела решает следующие задачи: 1. Инвентаризация информационных материалов отдела. 2. Структуризация информационных материалов отдела. 3. Выбор типа ИПС, наиболее приспособленного для данного вида информационных материалов. 4. Создание выбранных типов ИПС, в том числе разработка инструкции для пользования ИПС (макет системы). 5. Повышение квалификации работников отдела. 6. Контроль за функционированием ИПС. Создание системы информационного обеспечения производственного отдела занимает длительное время (6 - 8 месяцев). При этом требуется участие в этой работе специалистов производственного отдела, профессиональных информационных работников функциональных подразделений (ОНТИ, архива, научно-технической библиотеки и др.) - они оказывают консультационную помощь, и личного участия начальника производственного отдела. Весь комплекс работ связанных с эксплуатацией системы информационного обеспечения производственного отдела выполняется, как правило, одним работником - техником-проектировщиком. Он может выполнять эту работу в 2 - 3-х производственных отделах. Совершенствованием системы информационного обеспечения производственного подразделения занимается начальник отдела, при непосредственной помощи информационных работников соответствующих подразделений. Совершенствование системы информационного обеспечения заключается в разработке новых ИПС; доработке ИПС, которые были созданы ранее и принятии решения о ликвидации не нужных ИПС или информационных материалов13. 13 Помощь при организации системы информационного обеспечения в производственном отделе могут оказать рекомендации по организации работы подразделений научно-технической информации, см. п. 7. списка рекомендуемой литературы 3.2. Учет трудозатрат и определение себестоимости работ производственного отделаВ результате проведения работ по учету трудозатрат формируется нормативная база для определения договорной цены по разделам проекта, которые разрабатываются в производственном отделе. Руководит работой по организации учета трудозатрат, определению себестоимости разделов проекта - начальник производственного отдела. Создание и внедрение системы учета трудозатрат проводятся в два этапа: на первом этапе проводится экспертная оценка трудозатрат на выполнение проектных работ (услуг) по объектам - представителям, данные которой используются как ориентировочные в оперативной работе начальника производственного отдела и финансово-экономической службы; на втором этапе организуется учет трудозатрат в процессе принятия и проверки проектных решений при проектировании конкретных объектов, что позволяет существенно увеличить точность определения величины трудозатрат на проектирование. После этого, также как и на первом этапе производится расчет себестоимости. Начальник отдела решает на этих этапах следующие задачи: Этап экспертной оценки: 1) Подготовка к проведению экспертной оценки: выбор главных специалистов производственного отдела по разделу проекта; выбор объектов представителей; подготовка анкет для экспертов, разработка порядка проведения экспертизы. 2) Проведение оценки: опрос экспертов, отбор экспертной информации; статистическая обработка информации и определение степени согласованности данных экспертов; определение результатов экспертной оценки; группировка и расчет количественных значений трудозатрат; обобщение экспертных заключений. Этап разработки и опытной эксплуатации системы учета трудозатрат: 1) Подготовка к проведению работы: подготовка элементов системы учета трудозатрат (табельные номера исполнителей, должности, специальности, виды работ, стадии проектирования, разделы проектов и др.); приобретение и подготовка к эксплуатации вычислительной техники, средств механизации; обучение работников, занятых эксплуатацией системы учета трудозатрат. 2) Опытная эксплуатация системы учета трудозатрат: контроль исполнения инструкции по эксплуатации системы учета трудозатрат; анализ результатов опытной эксплуатации системы и предложения по ее корректировке. 3.3. Психологический климат в коллективе работников производственного отделаВ результате проведения работ по формированию благоприятного психологического климата все социальные конфликты разрешаются в производственном отделе путем переговоров, и не выходят за пределы отдела. Руководит работой по формированию благоприятного психологического климата - начальник производственного отдела. Он решает следующие задачи: 1) Определяет основные виды конфликтных ситуаций среди работников производственного отдела. 2) Выбирает необходимые сценарии для разрешения конфликтов и создания благоприятного психологического климата в производственном отделе. 3) Проводит необходимые переговоры со специалистами отдела. 3.4. Стимулирование работниковРуководит работой по организации стимулирования - начальник производственного отдела14. Он решает следующие задачи: 14 Более подробно по организации системы стимулирования см. п. 8. списка рекомендуемой литературы 1) Определяет цели стимулирования работников подразделения. 2) Выбирает необходимые стимулы и сценарии для их реализации. 3) Утверждает внутреннюю документацию (представления, заявки на обеспечение ресурсами и др.) необходимую для осуществления стимулирования. 4) Осуществляет расчет доплат, премий и др. форм выплат работникам производственного отдела. 3.5. Повышение квалификации специалистовРуководит работой по организации системы повышению квалификации работников производственного подразделения - начальник отдела. Он разрабатывает и эксплуатирует внутриотдельческую систему повышения квалификации. Система повышения квалификации состоит из двух основных составляющих (подсистем): 1) повышение квалификации по вопросам организации управления проектированием в рыночных условиях хозяйствования; 2) повышение квалификации по вопросам формирования и контроля качества проектной продукции. Начальник отдела решает следующие задачи: Подсистема повышения квалификации по вопросам организации управления проектированием: 1. Определение состава специалистов, которые буду участвовать в повышении квалификации. 2. Разработка программ занятий по повышению квалификации. 3. Комплектование нормативных, методических и демонстрационных материалов, необходимых для повышения квалификации. 4. Определение состава преподавателей для занятий по повышению квалификации. 5. Разработка и утверждение графика занятий по повышению квалификации. 6. Определение места проведения занятий и оборудование его средствами оргтехники, необходимыми для преподавателей и слушателей. 7. Проведение занятий в системе повышения квалификации. 8. Контроль за сроками проведения занятий в системе повышения квалификации. 9. Определение требований к специалистам производственного отдела по уровню знаний, умения и навыков, полученных в результате повышения квалификации. 10. Проведение аттестации по результатам повышения квалификации. 11. Ведение банка данных с информацией об уровне квалификации работников производственного отдела и результатах аттестации. 12. Представление информации, указанной в п. 11. руководству института для использования ее при заключении (перезаключении) контрактов найма на работу. Подсистема повышения квалификации специалистов производственного отдела по вопросам формирования и контроля качества проектной продукции: 1. Определение источников и каналов поступления информации об ошибках в проектной документации. 2. Получение утвержденного главным инженером института регламента подписей на проектной документации, определяющего ответственность специалистов за формирование и контроль качества. 3. Получение утвержденного главным инженером института СТП «Организация авторского надзора за строительством предприятий, зданий и сооружений», в том числе «Порядок работы с рекламациями внешних систем по качеству проектной документации». 4. Получение утвержденного главным инженером института СТП «Организация технической помощи заказчику при выходе объектов на запланированные технико-экономические показатели». 5. Получение списка причин, объясняющих возникновение ошибок в проектной документации. 6. Получение вариантов форм индивидуального повышения квалификации специалистов. 7. Проведение опытной эксплуатации системы повышения квалификации, с подготовкой справки о полученных результатах. ПРИЛОЖЕНИЕ 1ТИПОВАЯ ФОРМА ТРУДОВОГО КОНТРАКТА С РАБОТНИКОМ ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОТДЕЛАОглавление 1. Общие условия.......................................................................................................... 29 2. Характер работы....................................................................................................... 30 3. Вид контракта........................................................................................................... 30 4. Срок действия контракта......................................................................................... 30 5. Срок испытания........................................................................................................ 30 6. Обязанности работника........................................................................................... 30 7. Права работника....................................................................................................... 30 8. Ответственность работника.................................................................................... 30 9. Обязанности Работника и Работодателя (Организации) в отношении охраны коммерческой тайны...................................................................................... 31 10. Обязанность работодателя по обеспечению необходимых условий труда...... 32 11. Рабочее время......................................................................................................... 33 12. Время отдыха и отпуск.......................................................................................... 33 13. Оплата труда........................................................................................................... 34 14. Льготы, гарантии и компенсации......................................................................... 35 15. Разрешение споров................................................................................................. 37 16. Другие условия контракта, связанные со спецификой труда............................ 37 17. Расторжение контракта......................................................................................... 37 18. Контрактная документация................................................................................... 39 19. Адреса сторон и подписи...................................................................................... 39 ТРУДОВОЙ КОНТРАКТ С РАБОТНИКОМ ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОТДЕЛА № ___
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
15 Заверение подписи требуется при заключении контракта с гражданином, не являющимся штатным работником проектной организации Приложение к типовой форме контракта на выполнение работ участника ВТК
СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Рекомендации по расширению видов продукции (услуг) и организации предпринимательской деятельности проектных институтов в условиях рынка. 2-е изд. - М.: 1995. 2. Организация работ в проектном институте на основе гибких организационных структур (временных трудовых коллективов). Рекомендации с комплектом организационно-распорядительных документов. - М.: 1995. 3. Рекомендации по формированию организационных структур проектных институтов малой численности. 2-е изд. - М.: 1996. 4. Рекомендации по обеспечению конфиденциальности величины заработной платы работников проектной организации. 2-е изд. - М.: 1995. 5. Правила оплаты труда работников проектной организации после поступления средств от заказчика за реализованную продукцию. - М.: 1996. 6. Организация работы главного инженера (технического директора) проектного института в условиях рынка. - М.: 1996. 7. Рекомендации по организации работы подразделений научно-технической информации проектных институтов в рыночных условиях хозяйствования. - М.: 1996. 8. Организация системы стимулирования в проектном институте. Практические рекомендации. - М.: 1996. 9. Контрактная система найма работников в проектной организации. Практические рекомендации с типовыми формами контрактов. - М.: 1996. 10. Справочник проектировщика. Выпуск 1. Должностные инструкции работников проектной организации. - М.: 1996. |