Приказ Федеральной службы по экологическому, технологическому
и атомному надзору от 7 июля 2006 г. N 634
|
|||||||
|
Руководитель |
К.Б. Пуликовский |
Введено в действие с 7 июля 2006 г.
|
|
1. Настоящее Положение об архиве центрального аппарата Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее - Положение) разработано в соответствии с требованиями Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. N 176, Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536, зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 27 января 2006 г. N 7418.
2. Положение устанавливает общие требования к функционированию архива центрального аппарата Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее - архив центрального аппарата) по обеспечению сохранности, учета, отбора, упорядочения и использования документов (не содержащих сведений, составляющих государственную тайну), образовавшихся в процессе деятельности центрального аппарата Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее - Служба) и их передачи на государственное хранение.
3. Документы Службы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в Архивный фонд Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Российской Федерации (далее - ГАРФ).
До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" хранятся в центральном аппарате, территориальных органах Службы, а также находящихся в ее ведении организациях.
4. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Службы, а также находящихся в ее ведении организаций.
5. В Службе для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов временного хранения и по личному составу, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы центрального аппарата, территориальных органов Службы, а также находящихся в ее ведении организаций.
Руководители центрального аппарата, территориальных органов Службы, а также находящихся в ее ведении организаций обеспечивают свои архивы необходимыми помещениями, оборудованием и кадрами.
6. Архив центрального аппарата возглавляет один из работников отдела документооборота и архива Управления делами Службы, на которого возложены функции заведующего архивом и является ответственным лицом за ведение архивного дела.
7. В своей работе архив центрального аппарата руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", организационными и распорядительными документами Службы, правилами и другими нормативными и методическими документами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти в области архивного дела и настоящим Положением.
8. Архив центрального аппарата работает по планам, утверждаемым начальником Управления делами или лицом, исполняющим его обязанности, и отчитывается перед ним о своей работе.
9. Контроль за деятельностью архива центрального аппарата осуществляет руководитель Службы.
10. Организационно-методическое руководство деятельностью архива центрального аппарата осуществляет ГАРФ.
11. Территориальные органы Службы и находящиеся в ее ведении организации создают свои архивы с аналогичными задачами и функциями, разрабатывают и утверждают положение о них и согласовывают с соответствующими архивными учреждениями.
12. Архив центрального аппарата хранит документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.
13. В архив центрального аппарата поступают:
а) законченные делопроизводством Службы документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений центрального аппарата Службы, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу Службы;
б) документы постоянного хранения и по личному составу Службы - предшественников;
в) научно-справочный аппарат к документам архива центрального аппарата.
14. Основными задачами архива центрального аппарата являются:
а) комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Положения;
б) учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве центрального аппарата;
в) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством и Государственным архивом Российской Федерации (далее - ГАРФ);
г) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Службы;
15. В соответствии с возложенными задачами архив центрального аппарата осуществляет следующие функции:
а) в соответствии с графиком, утвержденным начальником Управления делами, принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством документы структурных подразделений центрального аппарата, учитывает и хранит эти документы, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством и ГАРФ;
б) разрабатывает и согласовывает с ГАРФ графики представлений описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
в) составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение центральной экспертной комиссии Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее - ЦЭК) и ЭПК ГАРФ;
г) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;
д) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве центрального аппарата делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом государственного архива;
е) организует использование документов, информирует руководство и работников Службы о составе и содержании документов архива центрального аппарата;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива центрального аппарата;
исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки Службы;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве центрального аппарата;
ж) оказывает методическую помощь работникам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Службы в составлении номенклатуры дел Службы, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив центрального аппарата;
з) участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива службы и работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Службы;
и) ежегодно представляет в ГАРФ сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
к) подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГАРФ документы Архивного фонда Российской Федерации.
Для выполнения возложенных задач и функций архив центрального аппарата имеет право:
16. Контролировать выполнение установленных правил организации хранения документов законченных текущим делопроизводством в структурных подразделениях центрального аппарата Службы до передачи их на хранение в архив, давать предложения или готовить и представлять начальнику Управления делами на согласование в установленном порядке проекты организационных и распорядительных документов по архивному делу.
17. Запрашивать от структурных подразделений центрального аппарата Службы сведения, необходимые для работы архива центрального аппарата, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив центрального аппарата задач и функций.
18. Участвовать в согласовании с ГАРФ в установленном порядке сводной номенклатуры дел центрального аппарата Службы, описи дел постоянного хранения, по личному составу и долговременному сроку хранения, а также проекты иных нормативных и методических документов по архивному делу, разрабатываемых Службой по архивному делу до представления этих проектов на рассмотрение ЦЭК Службы и ЭПК ГАРФ, визировать акты на уничтожение документов.
19. Участвовать в мероприятиях по повышению квалификации работников делопроизводственных и архивных служб центрального аппарата Службы, ее территориальных органов и подведомственных ей организаций.
20. Ставить вопрос перед руководством Службы о привлечении к ответственности лиц, виновных в хищении, укрытии, порче, незаконном уничтожении документов и нарушении требований действующих правил и норм по архивному делу и организации работы с документами.
21. Представлять руководству Службы в установленном порядке предложения и планы мероприятий по совершенствованию архивного дела в центральном аппарате Службы.
22. Заведующий архивом (работник, на которого возложены обязанности обеспечения работы архива центрального аппарата) несет ответственность за:
а) выполнение возложенных на архив центрального аппарата задач и функций;
б) обеспечение техники безопасности и противопожарной безопасности в помещениях архива.
23. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Службы несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
Согласовано
|
Руководитель
Федерального |
В.П. Козлов |
31 мая 2006 г.