2.1 Действующие регистрационные, тематические и учетные картотеки должны выполнять функцию информационного обеспечения при решении задач по управлению качеством продукции.

2.2 Носителем информации принята карта с двухрядной краевой перфорацией формата К2. К каждой перфокартотеке разработаны методические указания и рубрикатор.

2.3 Основными задачами информационно-поисковых систем являются:

систематизация и широкое использование информации, содержащейся в материалах технического архива;

оперативный многоаспектный поиск ранее выполненных решений при выборе аналогов;

сокращение времени поиска информации по проектной документации за счет одновременного параллельного просмотра 250 перфокарт;

возможность анализа выполненных проектных разработок, изучение статистических сведений по ним, выявления уровня конструктивных решений;

повышение четкости работы вспомогательных служб (патентной службы, технического архива и проектного кабинета).

2.4 Оперативное получение информации об имеющихся проектных решениях способствует:

ускорению процесса проектирования;

повышению качества технических разработок; оперативности процесса отчетности.

3 ТЕМАТИЧЕСКИЕ КАРТОТЕКИ

3.1 Разработаны и внедрены следующие тематические картотеки:

«Предприятия»;

«Здания»;

«Сооружения»;

«Номерные предприятия»;

«НИР - научно-исследовательские работы».

3.2 Картотека «Предприятия» дает возможность оперативно получить информацию по каждому предприятию, в проектировании которого принимало участие центральное производство с начала его основания.

Перфокартотека находится в техническом архиве и регулярно пополняется по мере сдачи проектов, относящихся к предприятиям.

3.3 По тематическим картотекам «Здания», «Сооружения» перфокарты заполняются в отделах по мере окончания проектов, визируются главными инженерами проектов и начальниками отделов и сдаются в технический архив, где они регистрируются, проверяются, кодируются и помещаются в поисковые массивы.

Терминология заполнения перфокарт должна соответствовать терминологии разработанного рубрикатора для соответствующей картотеки.

3.4 По перфокартотекам определена глубина поиска информации:

для картотеки «Здания» - до 1968 г.;

для картотек: «Сооружения» - до 1958 г.

3.5 По картотеке «Здания». Проекты, разработанные в институте, кроме основной перфокарты, заполняется дополнительная со схемой плана колонн и характерными поперечниками.

4 РЕГИСТРАЦИОННЫЕ ПЕРФОКАРТОТЕКИ

4.1 В техническом архиве внедрены регистрационные перфокартотеки:

- «Регистрация архивных материалов»;

- «Рулоны микрофильмов страхового фонда».

4.2 Картотека «Регистрация архивных материалов» является справочной и содержит данные о проектах, разработанных подразделениями института, а также дает сведения статистического характера для отчетности по основе, на которой выполнен проект, и количеству выпущенных листов. Перфокарты заполняются и кодируются в техническом архиве.

4.3 Перфокартотека «Рулоны микрофильмов страхового фонда» служит для регистрации и поиска микрофильмов техдокументации, хранящейся в техническом архиве. Каждая перфокарта представляет собой паспорт микрофильма. Перфокарты заполняются работником технического архива.

4.4 Перфокартотека «Прохождение и внедрение изобретений» разработана для патентной службы института. Ее цель - получение оперативной информации о всех технических решениях на уровне изобретений, созданных в институте.

Перфокарты заполняются и кодируются в патентной службе.

4.5 В группе комплектования и распространения техдокументации проектного кабинета внедрены учетные перфокартотеки:

«Подписные издания»;

«Распространение техдокументации».

Эти картотеки предназначены для учета и регистрации запросов и отправок подписных изданий и техдокументации по заявкам организаций.

4.6 Перфокарты по всем картотекам заполняются черной тушью чертежным шрифтом или печатаются на пишущей машинке. Эскизы выполняются в туши.

4.7 Макеты перфокарт представлены в методических указаниях, разработанных для каждой перфокартотеки.

4.8 Для подготовки и селекции перфокарт используется комплект оборудования «РУС».

Поиск информации производится сотрудником подразделения, в котором находится перфокартотека.

4.9 Расположение перфокартотек по подразделениям института приведено в приложении А.

Приложение А

(справочное)

Расположение перфокартотек института