РУКОВОДЯЩИЙ
ДОКУМЕНТ
ИНСТРУКЦИЯ
ПОРЯДОК
РАБОТЫ С ФОНДОМ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
РД
52.14.616-2000
Дата введения 2001-06-01
Предисловие
|
1 РАЗРАБОТАН
|
Центральным конструкторским бюро
гидрометеорологического приборостроения (ЦКБ ГМП) Росгидромета
|
|
2 ВНЕСЕН
|
Техническим управлением Росгидромета
|
|
3 РАЗРАБОТЧИКИ:
|
Л.С. Сараева (руководитель темы), В.И. Капирусова,
Н.П. Сидорова, Р.Ю. Рябова
|
|
4 УТВЕРЖДЕН
|
Руководителем Росгидромета 29.08.2000
|
|
5 ЗАРЕГИСТРИРОВАН
|
ЦКБ ГМП за номером РД 52.14.616-2000 от 04.09.2000
|
|
6 ВЗАМЕН
|
Р 52.14.187-89. Рекомендации. Фонд нормативных
документов. Порядок работы
|
1 Область применения
Настоящая инструкция распространяется на фонды
нормативных документов* (далее - фонд) в учреждениях и организациях
Росгидромета (далее - организации) и устанавливает порядок:
- комплектования фонда;
- учета, хранения и внесения изменений в нормативные
документы;
- ведения справочно-поискового аппарата;
- осуществления справочно-информационного
обслуживания;
- обеспечения пользователей нормативными документами.
*
Нормативный документ - документ, устанавливающий правила, общие принципы или
характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов (ГОСТ Р
1.12).
2 Нормативные ссылки
В настоящей инструкции использованы ссылки на
следующие стандарты:
ГОСТ
Р 1.12-99 Государственная система стандартизации Российской Федерации.
Стандартизация и смежные виды деятельности. Термины и определения;
ГОСТ 2.503-90 Единая система
конструкторской документации. Правила внесения изменений.
3 Общие положения
3.1 Фонд представляет собой систематизированный массив
нормативных документов, корректируемый на основании официальных сведений об
отмене, замене, изменениях и дополнениях и имеющий справочно-поисковый аппарат
([1], приложение Е).
Фонд является составной частью
справочно-информационного фонда организации.
3.2 Фонд, как правило, включает:
- межгосударственные стандарты (ГОСТ) и
государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
- руководящие документы (РД 50), рекомендации (Р 50) и
правила (ПР 50) Госстандарта России;
- отраслевые стандарты (ОСТ), руководящие документы
(РД) и рекомендации (Р) Росгидромета и других министерств (ведомств);
- стандарты предприятия (СТП);
- международные стандарты;
- национальные стандарты;
- указатели (перечни) нормативных документов;
- отраслевые справочники и каталоги;
- общероссийские и другие классификаторы;
- технические условия на продукцию (за исключением
технических условий, являющихся неотъемлемой частью комплекта конструкторской
документации).
Состав фонда каждая организация определяет в
зависимости от закрепленного за ней направления деятельности.
3.3 Ответственность за введение фонда в организации
возлагают, как правило, на службу стандартизации.
3.4 Порядок работы с нормативными документами с грифом
«Секретно» и «Для служебного пользования» установлен положением [2] и инструкцией [3].
4 Комплектование фонда
4.1 Комплектование фонда направлено на создание и
пополнение фонда действующими нормативными документами, соответствующими
закрепленному направлению деятельности организации.
Комплектование фонда подразделяется на:
- начальное, при котором закладывают минимально
необходимые основы фонда;
- текущее, при котором приобретают вновь утвержденные
документы;
- доукомплектование, при котором приобретают
недостающие документы, утвержденные в прошедшие годы.
4.2 Основными информационными изданиями для
комплектования фонда являются:
- указатели и информационные указатели
государственных, межгосударственных и отраслевых стандартов, технических
условий;
- бланки заказов (приложений к ежемесячным
информационным указателям «Государственные стандарты» - ИУС);
- перечень нормативных документов Росгидромета [4];
- каталог международных стандартов;
- каталоги изданий организаций Госстандарта России;
- каталог Редакционно-информационного агентства (РИА)
«Стандарты и качество»;
- информационные издания министерств (ведомств) в
смежных областях деятельности;
- ежегодные планы подготовки и издания
научно-технической литературы Росгидромета.
4.3 Поступившие в организацию информационные издания
направляют для рассмотрения заинтересованным специалистам. Их предложения о
заказе необходимых нормативных документов работник фонда обобщает, в
установленном порядке оформляет и направляет запросы в соответствующие
организации по обеспечению нормативными документами.
5 Учет
5.1 Все нормативные документы и изменения к ним,
поступившие в фонд, в том числе на микрофишах и машинных носителях информации
(компактных дисках, дискетах), подвергают входному контролю:
- сверяют с сопроводительным документом (при его
наличии) обозначение, наименование, количество экземпляров;
- проверяют пригодность для снятия копий, хранения, а
нормативные документы на машинных носителях информации - на возможность
просмотра, чтения и копирования.
5.2 Прошедшие входной контроль нормативные документы
подлежат суммарному и индивидуальному учету.
В случае когда фонд является составной частью фонда
научно-технической библиотеки организации, суммарный и индивидуальный учет
нормативных документов ведут отдельно от суммарного и индивидуального учета
документов фонда научно-технической библиотеки.
Основными единицами учета объема фонда являются
экземпляр и наименование. Учет объема фонда в наименованиях применяется для
новых поступлений. Повторное издание учитывается как новое наименование, если
оно переиздано с измененным обозначением (год утверждения) или наименованием.
5.3 Суммарный учет дает сведения об общем объеме
(количестве в наименованиях и экземплярах), составе по категориям и движении
фонда.
Суммарный учет нормативных документов ведут в книге
суммарного учета по форме приложения А
.
Пояснения по заполнению книги
суммарного учета приведены в приложении Б.
5.4 Индивидуальный учет нормативных документов, позволяющий иметь
конкретные сведения о данном документе, поступившем в фонд, ведут на карточках
учета по форме приложения В.
Каждый нормативный документ,
поступивший в составе тематического сборника, ставят на индивидуальный учет как
отдельно изданный.
Индивидуальный учет изменений к
нормативным документам ведут в соответствующих графах карточек учета изменяемых
документов.
5.5 Карточки учета, систематизированные в
справочно-поисковом аппарате по определенному принципу, образуют нумерационный,
предметный и алфавитный каталоги.
5.5.1 Нумерационный каталог строится по буквенно-цифровым
обозначениям нормативных документов и содержит описания действующих, отмененных
и замененных нормативных документов.
Нумерационный каталог раскрывает
фонд по категориям и обозначениям нормативных документов, содержит сведения об
изменениях (дополнениях, поправках, отмене, полной или частичной замене,
переиздании), количестве имеющихся экземпляров документов,
организациях-разработчиках (держателях подлинников) нормативных документов.
5.5.2 Предметный каталог раскрывает предметное содержание
фонда независимо от отрасли промышленности, к которой относятся нормативные
документы, например: метеорология, гидрология, стандартизация, метрология,
конструирование, технологическая подготовка производства, охрана окружающей
среды.
В предметный каталог включают
сведения только о действующих нормативных документах, включенных в
нумерационный каталог. В случае отмены или полной замены нормативного документа
карточку на него из предметного каталога изымают.
5.5.3 Алфавитный каталог составляют для удобства поиска нормативных
документов, не имеющих обозначения. Карточки в алфавитном каталоге располагают
в алфавитном порядке по первым буквам наименований нормативных документов.
5.6 На учтенных в фонде документах проставляют штампы или
делают записи от руки, содержащие:
- сокращенное наименование
организации и подразделения, ответственного за учет и хранение нормативных
документов (при необходимости);
- порядковый номер экземпляра
нормативных документов одного наименования, начиная с номера 2. Вместо штампа
«ЭКЗ. № 1» проставляют штамп «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР».
Нормативные документы и изменения
к ним, поступившие в фонд на микрофишах и машинных носителях информации,
помещают в конверты или коробки, на которых также проставляют соответствующие
штампы или делают записи от руки.
6.1 Расстановка нормативных документов должна обеспечивать
оперативность их поиска и выдачи.
6.2 Расстановку нормативных документов осуществляют, как
правило, по категориям, в пределах категории - в порядке возрастания номеров
обозначений при наличии и (или) регистрационных номеров.
Международные стандарты и
рекомендации международных организаций по стандартизации расставляют в
алфавитном порядке наименований организаций, в пределах каждой организации - в
порядке возрастания регистрационных номеров.
Иностранные стандарты расставляют
в алфавитном порядке русских наименований стран, в пределах страны - в
алфавитном порядке буквенных обозначений национальной или отраслевой
принадлежности (при наличии), в пределах буквенного обозначения - в порядке
возрастания регистрационных номеров.
Тематические сборники нормативных
документов с последовательной нумерацией обозначений расставляют в общем ряду
соответствующей категории по первому обозначению нормативного документа,
указанному на титульном листе (обложке).
В случае если в тематический
сборник включены нормативные документы, имеющие разные категории или
непоследовательную нумерацию обозначений, то сборнику присваивают условный
порядковый номер, который проставляют на титульном листе (обложке) и в карточке
учета каждого входящего в него нормативного документа. Расставляют такие
сборники нормативных документов в порядке возрастания присвоенных условных
порядковых номеров.
6.3 Нормативные документы на бумажных носителях расставляют
и хранят на стеллажах, в шкафах, коробках или папках, нормативные документы на
микрофишах и машинных носителях информации - в конвертах из плотной бумаги,
пластмассовых или алюминиевых боксах.
Стеллажи или полки в шкафу
оформляют разделителями, а коробки, папки, конверты, боксы - наклейками
(надписями) с указанием на них категорий нормативных документов, условных
обозначений министерств (ведомств), регистрационных или условных порядковых
номеров и другой информации, способствующей быстрому поиску нужного
нормативного документа.
6.4 Помещение, занимаемое фондом, должно быть сухим, чистым,
оборудованным в противопожарном отношении.
6.5 Служба организации, осуществляющая учет и хранение
нормативных документов, должна периодически, не реже одного раза в пять лет,
проводить проверку (ревизию) фонда на предмет:
- фактического наличия документов
согласно каталогам и другим формам учета нормативных документов;
- соблюдения правил учета и
хранения;
- выявления недействующих
нормативных документов и документов без внесенных изменений.
6.6 В случае когда фонд является составной частью фонда
научно-технической библиотеки организации, нормативные документы расставляют и
хранят на стеллажах отдельно от других изданий.
6.7 Контрольный экземпляр отмененного или замененного
нормативного документа при необходимости допускается сохранять в фонде с
отметкой «Архивный экземпляр» на обложке нормативного документа и карточке
учета.
Срок хранения архивных
экземпляров нормативных документов устанавливают в организации.
6.8 Отменные и замененные нормативные документы, а также
архивные экземпляры нормативных документов, утративших практическую ценность по
истечении назначенного срока хранения, уничтожают в установленном порядке.
7.1 Внесение изменений (дополнений, поправок, сведений об
изменении срока действия, отмене, полной или частичной замене и переиздании) в
действующие нормативные документы осуществляют на основании официальной
информации, публикуемой в соответствующих информационных изданиях, как правило,
работники фонда в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503 и инструкции [5].
Последовательность внесения
изменений:
- устанавливают по нумерационному
каталогу наличие в фонде нормативных документов, в которые должны быть внесены
изменения, или которые подлежат отмене (замене);
- делают необходимое количество
копий изменений (по количеству учтенных в фонде нормативных документов);
- текст изменения, как правило,
подклеивают к корешку первой страницы нормативного документа. При необходимости
вносят изменения в текст нормативного документа;
- делают отметку о внесенном
изменении в листе регистрации изменений нормативного документа согласно
правилам его заполнения. При отсутствии листа регистрации изменений на
титульном листе (обложке) или в свободном нижнем поле первой страницы
проставляют порядковый номер изменения и ИУСа.
При внесении поправки вместо
порядкового номера изменения пишут слово «Поправка».
7.2 Изменения,
поступившие на микрофишах и машинных носителях информации, в нормативные
документы не вносят, но используют при работе с соответствующим нормативным
документом.
7.3 Учет внесенных
в нормативные документы изменений ведут в соответствующих графах карточек учета
нумерационного каталога.
7.4 Отмененные и
замененные нормативные документы изымают из пользования и из фонда с учетом
требования по 6.7.
Тематические сборники нормативных
документов изымают из пользования и из фонда при условии отмены или полной
замены всех включенных в них нормативных документов.
7.5 На каждом
экземпляре отмененного, частично или полностью замененного нормативного
документа проставляют соответствующий штамп, выполненный согласно приложению Г, или делают аналогичную запись от руки.
8.1 Справочно-информационное обслуживание включает:
- информирование пользователей о
нормативных документах;
- справочно-библиографическую
работу с нормативными документами;
- выдачу нормативных документов.
8.1.1 Информирование пользователей о нормативных документах,
поступивших в фонд организации, осуществляют работники фонда через
информационные листки; выставки новых поступлений нормативных документов;
устные обзоры поступивших нормативных документов.
8.1.2 Справочно-библиографическая работа с нормативными
документами заключается в предоставлении по запросу пользователей справок
библиографического, тематического, библиотечного и фактографического характера.
8.1.2.1 Справка библиографического характера
содержит данные о сроке действия, дате введения в действие, об уточнении
обозначения или наименования нормативного документа, наличии изменений к нему.
Справку составляют на основе нумерационного каталога и указателей (перечней,
каталогов) нормативных документов.
8.1.2.2 Справка тематического характера
содержит тематическую подборку нормативных документов по интересующей
пользователя теме. Справку составляют на основе предметного каталога и
указателей (перечней, каталогов) нормативных документов.
8.1.2.3 Справка библиотечного характера
содержит сведения о наличии в фонде нормативного документа. Справку составляют
на основе нумерационного каталога.
8.1.2.4 Справка фактографического характера
содержит сведения об адресах организаций - разработчиков нормативных документов
или организаций, осуществляющих обеспечение нормативными документами.
8.1.3 Из фонда пользователям следует выдавать нормативные
документы со всеми имеющимися изменениями по состоянию на дату выдачи в
порядке, установленном в организации.
На оборотной стороне карточки
учета нормативного документа делают запись о выдаче и возврате.
8.2 В подразделениях организации приказом по организации
могут быть назначены ответственные за нормативные документы, выданные из фонда
для постоянного пользования. В приказе или в должностной инструкции
устанавливают их обязанности и права, а также порядок ведения, учета, хранения
и выдачи нормативных документов пользователям внутри подразделения.
8.3 В случае увольнения из организации пользователи обязаны
сдать в фонд все числящиеся за ними нормативные документы.
Ответственный за нормативные
документы в подразделении в случае прекращения выполнения своих функций должен
передать в установленном порядке все числящиеся за ним нормативные документы
вновь назначенному ответственному.
9.1 Обеспечение отраслевыми нормативными документами
Росгидромета и изменениями к ним осуществляют:
- Гидрометеоиздат - по
разнарядкам, составленным организациями - разработчиками нормативных документов
в соответствии с предварительными заявками организаций;
- организации - разработчики
(держатели подлинников) нормативных документов - по разовым запросам.
Адреса организаций -
разработчиков нормативных документов Росгидромета приведены в перечне [4].
9.2 Обеспечение
отраслевыми нормативными документами других министерств (ведомств) осуществляют
организации - разработчики (держатели подлинников) нормативных документов или
организации, назначенные ответственными за ведение фонда своего министерства
(ведомства).
Их адреса сообщает по запросам
Главный информационный центр стандартов - Всероссийский
научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по
стандартизации и качеству (ВНИИКИ).
9.3 Территориальные
отделы распространения нормативно-технической документации и научно-технической
информации (НТД и НТИ) издательско-полиграфического комплекса (ИПК)
Издательства стандартов на основании ежемесячных бланков заказов или разовых
запросов обеспечивают пользователей:
- государственными стандартами
Российской Федерации, межгосударственными стандартами;
- сборниками стандартов,
составленными по отраслевому принципу;
- информационными указателями
стандартов и технических условий;
- общероссийскими классификаторами;
- литературой по стандартизации,
метрологии, сертификации, управлению качеством, а также другими официальными
документами Госстандарта России, имеющими юридическую силу.
Адреса территориальных отделов
распространения НТД и НТИ приведены в приложении Д.
9.4 Обеспечение информацией о нормативных документах по закрепленной
тематике и их копиями осуществляют информационные центры стандартов организаций
Госстандарта России (приложение Д).
9.4.1 ВНИИКИ обеспечивает:
- информацией о документах
Федерального фонда стандартов в соответствии с положением [6];
- копиями технических условий и
нормативных документов в области стандартизации, метрологии и сертификации, в
том числе общероссийскими классификаторами технико-экономической информации,
правилами и рекомендациями по стандартизации, метрологии и сертификации;
- копиями международных
(региональных) и национальных стандартов, правил, норм и рекомендаций по
стандартизации зарубежных стран.
9.4.2 Информационный
центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского института
метрологической службы (ВНИИМС) обеспечивает основополагающими нормативными
документами Государственной системы измерений, в том числе государственными
стандартами, правилами и рекомендациями по метрологии.
9.4.3 Информационный
центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского института
стандартизации (ВНИИстандарт) обеспечивает:
- государственными стандартами
отраслей оборонной техники с грифом «Секретно» и «Для служебного пользования»
(при наличии в организации-заказчике соответствующей службы, имеющей лицензию
на право работы с документами ограниченного пользования);
- указателем государственных
стандартов на военную технику и информационными указателями к нему.
9.4.4 Информационный
центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского института
сертификации (ВНИИС) обеспечивает нормативными и методическими документами
системы сертификации ГОСТ Р, в том числе документами по сертификации продукции
и услуг; разработке и сертификации систем качества; сертификации производств;
аккредитации органов по сертификации и испытательных лабораторий; сертификации
средств индивидуальной защиты по требованиям безопасности в нормативных и
методических документах на продукцию; регламентации затрат на качество.
9.4.5 Информационный
центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского института
стандартизации и сертификации в машиностроении (ВНИИНМАШ) обеспечивает
рекомендациями по стандартизации и каталогизации в области машиностроения и
приборостроения.
9.4.6 Информационный
центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского центра
стандартизации, информации и сертификации сырья, материалов и веществ (ВНИЦСМВ)
обеспечивает:
- методиками Государственной
службы стандартных справочных данных;
- таблицами рекомендуемых и
стандартных справочных данных по свойствам материалов и веществ;
- паспортами безопасности материалов и веществ.
9.5 РИА «Стандарты
и качество» по заказам организаций обеспечивает периодическими (газетами и
журналами) и непериодическими (нормативными и методическими документами,
справочниками, учебными пособиями) изданиями и информационными услугами в
области стандартизации, метрологии, сертификации, управления качеством и
экологии.