|
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ
ИНСТРУКЦИЯ ПОРЯДОК
ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МАТЕРИАЛОВ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННЫХ
РД 50-420-83
Москва
РАЗРАБОТАН Всесоюзным научно-исследовательским институтом технической информации, классификации и кодирования (ВНИИКИ) Зам. директора В.А. Виноградов Зав. отделом Ф.К. Головей Руководитель темы Г.В. Ржечицкая ВНЕСЕН Техническим управлением Государственного комитета СССР по стандартам Начальник управления М.А. Довбенко Утвержден Приказом Госстандарта от «7» сентября 1983 г. № 287 и введен в действие с 1 января 1984 года.
РУКОВОДЯЩИЙ НОРМАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ
Утвержден Приказом Госстандарта от «7» сентября 1983 г. № 287 срок введения установлен с 1 января 1984 г Настоящий руководящий нормативный документ устанавливает порядок использования материалов фондов дел государственных стандартов, стандартов СЭВ, руководящих нормативных документов Госстандарта (далее по тексту - дело), а также формы информационного обслуживания по указанным документам. В соответствии с утвержденным Советом Министров СССР Положением о Государственном архивном фонде СССР от 04.04.80 г. № 274 ВИФС ВНИИКИ осуществляет постоянное государственное хранение, а также ведение фонда документальных материалов,*) т.е. дополнение их новыми документами разработанным в связи с внесением изменений. *) Документальными материалами являются: техническая документация учреждений, организаций и предприятий (далее по тексту - организация) протоколы, постановления, планы, чертежи, официальная переписка и другие категории подлинных документов или заменяющих их копий. Документальные материалы - общее достояние советского народа и охраняются государством. Строгое соблюдение правил охраны и использования этих документов, забота об их сохранении - важная задача государственных и общественных организаций, долг и обязанность граждан СССР. 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1.1. На каждый государственный стандарт, стандарт СЭВ, руководящий нормативный документ Госстандарта формируется дело, в которое включены документальные материалы, подготовленные в процессе разработки, согласования, утверждения, регистрации, изменения и отмены документа. 1.2. Архивный фонд дел представляет собой совокупность документов, имеющих народнохозяйственное и научное значение. 1.3. Ответственность за учет и хранение дел несет ВИФС ВНИИКИ. 1.4. Ответственность несут руководители организаций, а также лица, использующие документальные материалы, за правильность использования содержащейся в них информации. 2. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ2.1. В целях всестороннего использования документальных материалов специалистам ВИФС ВНИИКИ организовано справочно-информационное обслуживание через читальный зал при научно-исследовательском отделе государственной регистрации государственных стандартов, стандартов СЭВ и руководящих нормативных документов Госстандарта*). Дела допускается также выдавать для работы в здании Комитета в порядке, установленном настоящей инструкцией. *) С типографскими экземплярами государственных стандартов, стандартов СЭВ, руководящих нормативных документов Госстандарта можно ознакомиться в Информационном центре ВИФС ВНИИКИ. 2.1.1. Сотрудники, работающие над документальными материалами дел, могут делать выписки из документов только в пределах разрабатываемой темы. 2.1.2. Материалы выдаются по карточке учета выдачи документов, где фиксируется дата, цель исследования, для кого она проводилась и данные об использовании документа (см. приложение 1). 2.1.3. На место каждого выданного дела вкладывается лист-заместитель, в котором указывается его шифр, кому, когда и на какой срок выдан документальный материал (см. приложение 2). 2.1.4. Документальные материалы выдаются для использования только в сброшюрованном виде. В каждое выдаваемое дело вкладывается лист использования документальных материалов, в котором производиться запись о характере использовании документов (см. приложение 3). 2.1.5. При работе над документальными материалами запрещается подчеркивать текст документов и делать на них какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами, вынимать листы, а также использовать в читальном зале для снятия копий фотоаппаратуру. 2.1.6. Выдавать документальные материалы для работы на дом не разрешается. 2.1.7. Состояние возвращаемых в фонд после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего дело. При обнаружении недостачи дела или отдельных его листов, а также при повреждении документальных материалов составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, второй экземпляр остается в фонде (см. приложение 4). 2.2. Для работы в читальном зале допускаются лица, непосредственно принимавшие участие в разработке данных государственных стандартов, стандартов СЭВ, руководящих нормативных документов Госстандарта, а также сотрудники Комитета и институтов системы Госстандарта при наличии письменного задания директора или заместителя директора по научной части, либо руководства соответствующего управления. 2.2.1. Выдача документальных материалов сотрудникам другой организации для работы над ними в читальном зале, а также студентам, готовящим курсовые или дипломные работы, производится на основании письменного запроса организации с разрешающей визой начальника отраслевого управления Госстандарта. В запросе указывается: для какой цели (темы), на какой срок и какие документальные материалы требуются. 2.3. Выдача дел для работы в здании Комитета допускается только по требованию начальника отраслевого управлений на срок не более 15 дней. Запрос материалов производится по установленной форме (см. приложение 5). При необходимости срок, указанный в требовании, может быть продлен по согласованию с фондом. 2.3.1. Дела должны быть возвращены в фонд по истечении срока, указанного в требовании, а также перед уходом в отпуск или отъездом в командировку сотрудника, работавшего с ними. При увольнении из Госстандарта сотрудник обязан также подписать обходной лист и в фонде. 2.3.2. Передача документальных материалов отраслевыми управлениями Комитета друг другу или в организации системы Госстандарта не допускается. 2.3.3. За правильное использование документальных материалов, а также за сохранность полученных материалов, отвечают руководители, затребовавшие дело. 2.3.4. Изъятие отдельных документальных материалов из дел и передача их в постоянное пользование другой организации запрещается. 2.4. Дела для служебного пользования учитываются в соответствии с Инструкцией по ведению общего делопроизводства системы Госстандарта. 2.4.1. К работе с документальными материалами, имеющими гриф «ДСП», допускаются только должностные лица, имеющие к ним непосредственное отношение и предписание на выполнение работ. 2.4.2. Дела с грифом «ДСП» выдаются для работы и принимаются только под расписку. 2.4.3. Сотрудникам фонда запрещается передавать по телефону сведения, содержащиеся в документальных материалах ограниченного пользования. 2.4.4. Запрещается выносить из помещения фонда материалы, полученные для работы в читальном зале. ПРИЛОЖЕНИЕ 1(справочное)
ПРИЛОЖЕНИЕ 2(справочное)
ПРИЛОЖЕНИЕ 3(справочное)
ПРИЛОЖЕНИЕ 4(обязательное)
ПРИЛОЖЕНИЕ 5(обязательное)
СОДЕРЖАНИЕ
|
||||||||||||||||||||||||||||