ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
Единый российский страховой фонд документации СТРАХОВЫЕ КОПИИ ДОКУМЕНТАЦИИ, Общие требования к условиям хранения
Предисловие 1 РАЗРАБОТАН Государственным учреждением «Российский государственный архив научно-технической документации» («РГАНТД») совместно с ФГУП «НИИР» при участии рабочей группы специалистов отраслей экономики (сфер деятельности) 2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 255 «Страховой фонд документации» 3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15 декабря 2008 г. № 407-ст 4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ 5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Декабрь 2018 г. Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru) Содержание ГОСТ Р 33.3.02-2008 НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Единый российский страховой фонд документации СТРАХОВЫЕ КОПИИ ДОКУМЕНТАЦИИ, ЯВЛЯЮЩЕЙСЯ Общие требования к условиям хранения United Russian insurance fund of
documentation. Insurance copies of documentation being a Дата введения - 2010-01-01 1 Область примененияНастоящий стандарт устанавливает общие требования к условиям хранения страховых копий документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием, в состав которых входят: микроформы страхового фонда документации (далее - микроформы), страховые копии кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов, созданные в порядке, определенном ГОСТ Р 33.505. Настоящий стандарт должны применять все расположенные на территории Российской Федерации субъекты хозяйственной деятельности независимо от их организационно-правовой и ведомственной принадлежности, а также федеральные и территориальные органы исполнительной власти Российской Федерации, участвующие в проведении работ по созданию федерального и территориального страховых фондов документации. 2 Нормативные ссылкиВ настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты: ГОСТ 7.65 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению ГОСТ 7.68 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Фоно- и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению ГОСТ 12.1.004 Система стандартов безопасности труда. Пожарная безопасность. Общие требования ГОСТ 12.1.005 Система стандартов безопасности труда. Общие санитарно-гигиенические требования к воздуху рабочей зоны ГОСТ 12.1.019 Система стандартов безопасности труда. Электробезопасность. Общие требования и номенклатура видов защиты ГОСТ 13.0.002 Репрография. Термины и определения ГОСТ 13.1.205 Репрография. Микрография. Микроформы. Правила учета ГОСТ 13.1.506 Репрография. Микрография. Шкафы для хранения микроформ. Основные размеры и технические требования ГОСТ 13.1.507 Репрография. Микрография. Конверты для микрофиш. Основные размеры и технические требования ГОСТ 3760 Аммиак водный. Технические условия ГОСТ 3956 Силикагель технический. Технические условия ГОСТ 4097 Коробки для кинопленок, магнитных лент и фильмовых материалов. Технические условия ГОСТ 4430 Контейнеры для кинопленок, фильмовых материалов и магнитных лент. Технические условия ГОСТ 6709 Вода дистиллированная. Технические условия ГОСТ 9968 Метилен хлористый технический. Технические условия ГОСТ 20015 Хлороформ. Технические условия ГОСТ 26342 Средства охранной, пожарной и охранно-пожарной сигнализации. Типы, основные параметры и размеры ГОСТ 31954 Вода питьевая. Методы определения жесткости ГОСТ Р 13.1.107 Репрография. Микрография. Микроформы архивных документов. Общие технические условия ГОСТ Р 33.505 Единый Российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку. 3 Термины, определения и сокращения3.1 Термины и определения В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р 33.505, ГОСТ 13.0.002 и [1], [2], а также следующие термины с соответствующими определениями: 3.1.1 оригинал документа: Документ, полученный в результате творческой деятельности человека по закреплению аналоговыми технологиями на материальном носителе информации первоисточника независимо от используемых технических средств и способов ее закрепления. 3.1.2 страховая копия документа: Копия оригинала документа, предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности и входящая в состав страхового фонда документации. 3.1.3 страховое копирование документов: Процесс изготовления страховых копий документов. 3.1.4 фонд пользования: Совокупность копий оригиналов документов, изготовленных на микроформах и предназначенных для предотвращения износа оригиналов документов и использования содержащейся в них информации. 3.1.5 негатив репродукции: Страховая копия фотодокумента (фотоотпечатка на правах оригинала), полученная методом репродуцирования и последующей химико-фотографической обработки. 3.1.6 стабильность ТАЦ-основы: Состояние полимера, при котором процесс его естественного старения не проявляется в существенных изменениях эксплуатационных свойств носителя информации и не определяется органолептически (по запаху уксуса) или другим прямым способом. 3.1.7 «уксусный синдром»: Состояние полимера, при котором процесс его естественного старения проявляется при органолептическом исследовании запахом уксусной кислоты разной степени интенсивности. 3.2 Обозначения и сокращения В настоящем стандарте приняты следующие обозначения и сокращения: АФ РФ - Архивный фонд Российской Федерации; ВД - видеодокумент; ДЭС - дизель-электростанция; ед. хр. - единица хранения; ЕР СФД - единый российский страховой фонд документации; КД - кинодокумент; ОТК - отдел технического контроля; ПЭТФ-основа - полимерная многокомпонентная пленка, изготовленная из полиэтилентерефталата; РН-метр - прибор для определения кислотности среды; СФД - страховой фонд документации; ТТР - типовой технологический регламент; ТАЦ-основа - полимерная многокомпонентная пленка, изготовленная из триацетатцеллюлозы; ФД - фотодокумент; ФНД - фонодокумент; ЧС - чрезвычайная ситуация; ЭС - экстремальная ситуация. 4 Общие положения4.1 Цель проведения работ по сохранению СФД, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием (далее - страховые копии документов, за исключением случаев, когда надо указать конкретный вид документа), состоит в восполнении информационного содержания оригиналов документов в случае утраты, повреждения или недоступности последних. Основная задача, решаемая стандартом, - установление общих требований к условиям хранения страховых копий документации. 4.2 Разрешение на передачу страховых копий документов в хранилище федерального подчинения дает соответствующий федеральный орган исполнительной власти, а в хранилище территориального подчинения - соответствующий территориальный орган исполнительной власти. 4.3 Хранение СФД представляет собой совокупность организационно-технологических мероприятий по созданию и поддержанию условий, обеспечивающих стабильное состояние СФД с регламентируемыми параметрами качества в течение установленного периода времени. 4.4 Перечень основных видов выполняемых работ следующий: - строительство, реконструкция, а также подготовка зданий, сооружений и помещений в этих зданиях и сооружениях к хранению страховых копий документов; - подготовка страховых копий документов к хранению; - хранение страховых копий документов в установленных условиях и режимах; - контроль условий хранения, состояния и параметров страховых копий; - меры безопасности. 4.5 Работы, связанные с подготовкой страховых копий документов к хранению и их хранением, должны выполняться с соблюдением установленных законодательством требований по охране государственной и коммерческой тайн, интеллектуальной собственности, а также обеспечивать физическую и физико-химическую сохранность страховых копий документов. 5 Требования к зданиям и помещениям, предназначенным для хранения страховых копий5.1 Хранение страховых копий документов осуществляют в хранилище СФД, представляющем собой инженерно-техническое сооружение высокой степени защищенности, предназначенное для долговременного хранения и защиты от внешних разрушающих воздействий страхового фонда, территориально обособленное от места хранения оригиналов документов. 5.2 Строительство и реконструкцию зданий хранилищ СФД необходимо проводить в соответствии с настоящим стандартом и СНИП [3]. Здания хранилищ СФД должны быть удалены от промышленных объектов, загрязняющих воздух пылью и вредными газами, а также от объектов, опасных в пожарном отношении. 5.3 В районе строительства и функционирования зданий хранилищ СФД среднесуточное содержание вредных газов и примесей в воздухе по ГОСТ 12.1.005 не должно превышать следующих предельно допустимых концентраций, мг/м3: аммиака - 20; окислов азота - 0,085; озона - 0,1; силикатной пыли - 0,05; сернистого газа - 0,05; сероводорода - 10; хлора - 0,03. 5.4 Хранилища СФД должны выдерживать давление при воздействии ударной волны (при аэродинамическом ударе) не менее 10 кг/см2. 5.5 Хранилища СФД в соответствии с ГОСТ 12.1.004 размещают в зданиях не ниже второй степени огнестойкости, оснащают противопожарным водоснабжением, огнетушителями (не менее одного на каждые 50 м2 хранилища), системой автоматического пожаротушения и охранно-пожарной сигнализацией в соответствии с ГОСТ 26342. 5.6 Энергоснабжение здания осуществляют в соответствии с ГОСТ 12.1.019 путем прокладки скрытой электропроводки или размещением ее в газовых трубах. Распределительные щиты, предохранители и отключающие рубильники устанавливают вне хранилищ. Функционирование хранилища СФД в условиях военного времени, ЧС и ЭС должны обеспечивать автономные источники энергии (ДЭС) и автономные источники воды. 5.7 Материалы покрытия стен, полов, внутренней арматуры помещений не должны собирать пыль или быть ее источником, а также должны быть легко моющимися. Не допускается наличие в помещении хранилищ СФД радиоактивных веществ (солей радия, урана и т.д.) и светящихся составов постоянного действия. 5.8 В здании хранилища СФД должен быть предусмотрен комплекс производственных помещений, оборудованных для выполнения работ, указанных в 4.4, и предназначенных для хранения, обработки, контроля страховых копий и выдачи страховых копий для обработки и контроля. 5.9 Производственные помещения хранилищ СФД должны быть оборудованы приточно-вытяжной вентиляцией, помещения для хранения страхового фонда - устройствами для кондиционирования воздуха. 5.10 В помещения хранилищ СФД не должны проникать прямые солнечные лучи. Освещение помещений хранилищ СФД следует осуществлять источниками искусственного света - лампами накаливания, закрытыми плафонами с гладкой наружной поверхностью. 5.11 Бытовые и вспомогательные помещения здания следует располагать так, чтобы исключить проход через хранилище СФД не работающих там лиц. 5.12 Для исключения потенциальной возможности повреждения СФД при техногенных авариях не допускается размещение помещений, связанных с водопотреблением (душевые, туалеты, технические, общественного питания) над помещением для хранения СФД, а также прокладка транзитных трубопроводов через помещение хранилищ. 6 Требования подготовки страховых копий к хранению6.1 Прием-передача страховых копий осуществляется на основании приказа соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела актом установленной ГОСТ Р 33.505 формы. Хранение всех видов изготовленных страховых копий документов осуществляют комплектно в соответствии с описью страхового фонда. Форму описи устанавливают в соответствии с требованиями ГОСТ Р 33.505 и правил [2]. 6.2 Поступающие в хранилище страхового фонда страховые копии документов, изготовленные в организациях, прошедших соответствующую сертификацию их производства, должны иметь заключение ОТК организации-изготовителя о качестве копий (физическом состоянии и информационном содержании), зафиксированное в акте технического состояния страховой копии по ГОСТ Р 33.505 или в техническом паспорте по ГОСТ 13.1.205. 6.3 Акты приема, учетные и сопроводительные документы, соответствующие требованиям ГОСТ Р 33.505 и правил [2], должны быть размещены в отдельной таре (технологическом средстве), на которой делают отметку «Сопроводительные документы». 6.4 При необходимости страховые копии документов перед отправкой на постоянное хранение подвергают реставрации и консервации в порядке, установленном в ведомственных ТТР. 6.4.1 В случаях возникновения опасности биологических повреждений страховых копий КД, ФД и микроформ следует проводить их фунгицидную обработку в порядке, установленном ГОСТ Р 13.1.107. 6.5 Перед закладкой на хранение страховые копии КД и микрофильмы на рулонной пленке должны быть смотаны в рулоны внутренним диаметром не менее 32 мм серебряно-желатиновым слоем наружу. Намотка должна быть равномерной с одинаковым натяжением, без выступающих витков на торцах рулона. 7 Требования к хранению страховых копий7.1 При организации хранения должны быть предусмотрены отдельные хранилища для следующих страховых копий: - ФНД и ВД на магнитной ленте; - КД, ФД и микрофильмов страхового фонда на ТАЦ-основе; - КД, ФД и микрофильмов страхового фонда на ПЭТФ-основе. 7.2 Страховые копии следует хранить на металлических стеллажах или в металлических шкафах. Для установки стеллажей и шкафов определяют следующие расстояния: - торец стеллажа (шкафа) - не менее 0,45 м от стен здания; - между стеной и стеллажом, параллельным стене, а также между соседними стеллажами (проход) - не менее 0,75 м; - между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 1,2 м; - от нагревательных или отопительных устройств - не менее 1,0 м; - нижняя полка стеллажа - не менее 0,15 м от пола, а в цокольном этаже - не менее 0,30 м от пола. 7.3 Стеллажи для хранения страховых копий ФНД и ВД на магнитной ленте изготовляют из неферромагнитного материала. Допускается применение стеллажей со стальными каркасами при условии замыкания контуров стеллажа и их заземления. 7.4 Упаковку страховых копий документов осуществляют в соответствии с ГОСТ 7.65 и ГОСТ 7.68. Микрофильмы на рулонной пленке длиной до 30 м хранят по ГОСТ Р 13.1.107 в коробках, размещаемых на полках в специальных шкафах по ГОСТ 13.1.506, а длиной более 30 м (до 300 м) - в специальных коробках по ГОСТ 4097 или коробках ККФ-35-300 (из полипропилена) по [4] и в контейнерах по ГОСТ 4430 или в шкафах по ГОСТ 13.1.506. Микрофильмы на форматной пленке (микрофиши) хранят в шкафах по ГОСТ 13.1.506 в вертикальном положении, упакованными каждый в отдельный конверт по ГОСТ 13.1.507. 7.5 Оптимальные условия хранения страховых копий обеспечивают поддержанием нормативных параметров температурно-влажностного, санитарно-гигиенического и светового режимов. 7.6 Температурно-влажностные режимы хранения страховых копий должны соответствовать нормам, приведенным в таблице 1. Таблица 1
7.7 В хранилищах страховых копий ФНД и ВД на магнитной ленте напряженность магнитных полей не должна превышать 400 А/м. 7.8 В помещениях хранилищ СФД должен поддерживаться санитарно-гигиенический режим, обеспечивающий отсутствие пыли и биологических агрессоров в воздушной среде, для чего необходимо не реже одного раза в неделю проводить уборку помещения пылесосом с водным фильтром, не реже одного раза в месяц - влажную уборку всего помещения, ежедневно - влажную уборку полов. 7.8.2 Предельно допустимое количество колоний микроскопических грибов и бактерий при оценке методом седиментации в течение часа - не более 10 в одной чашке Петри диаметром 90 мм. 7.9 В помещениях хранилищ СФД содержание вредных газов и примесей не должно превышать следующих значений, мг/м3: окислов азота - 0,04; сероводорода - 0,008; сернистого газа - 0,005; паров ртути - 0,0003; аммиака - 0,04; озона - 0,1. 7.10 Освещенность стеллажей и шкафов в хранилищах СФД должна быть не менее 20 лк, проходов - 50 лк (на уровне пола), а рабочих мест - не менее 100 лк (0,8 м от пола в горизонтальной плоскости). 7.11 Не допускать воздействия прямого солнечного света на страховые копии в процессе хранения и обработки. 8 Контроль состояния хранилищ страхового фонда документации8.1 Контроль и регистрация температурно-влажностных режимов воздуха в помещениях хранилищ СФД должны осуществляться не реже одного раза в сутки с помощью измерительных приборов типа психрометра, обеспечивающих точность измерений температуры ±0,5 °С и относительной влажности ±2 %, число которых должно быть не менее одного на 25 м2 площади хранилища. Применяемые средства измерений должны быть поверены в соответствии с правилами [6]. 8.2 Дату и результаты проверки температурно-влажностных режимов следует заносить в журнал регистрации показаний приборов с указанием фамилии контролера. 8.3 Энтомологический и микологический контроль состояния хранилищ СФД осуществляют: - визуально - не реже одного раза в месяц; - по методикам, приведенным в приложении А, не реже одного раза в 6 мес при условии соответствия результатов испытаний требованиям 7.8.1 и 7.8.2. В случае выявления биологических вредителей или запыленности хранилищ СФД контроль осуществляют по мере необходимости после соответствующей обработки хранилищ и приведения их по этим показателям в соответствие с требованиями настоящего стандарта. 9 Контроль состояния страховых копий9.1 Контроль качества страховых копий осуществляют: - при приеме на постоянное хранение не позднее 3 мес с момента поступления - 100 % страховых копий; - в процессе хранения один раз в три года - по 20 % всех разновидностей страховых копий каждого года производства. 9.2 Контроль качества страховых копий при приеме на хранение включает в себя визуальную проверку: - соответствия количества и состав страховых копий учетным документам; - правильности и полноты заполнения актов технического состояния (технического паспорта); - состояния упаковки с целью замены поврежденной и не соответствующей требованиям ГОСТ 7.65 и ГОСТ 7.68; - состояния поверхностей страховых копий с целью выявления дефектов биологического или физико-химического характера. 9.2.1 В случае отсутствия сведений о виде основы страховых копий КД, ФД и микроформ в актах технического состояния определяют вид основы в соответствии с приложением Б. 9.2.2 Страховые копии КД, ФД и микроформы на ТАЦ-основе контролируют на стабильность основы с целью выявления «уксусного синдрома» в соответствии с методикой приложения В. 9.3 При выявлении дефектов биологического или физико-химического характера страховые копии должны быть изолированы от основного массива копий и размещены в отдельном хранилище. Результаты контроля оформляют в соответствии с установленными требованиями. 9.4 Контроль состояния страховых копий всех разновидностей документов в процессе хранения осуществляют с целью проверки: - состояния упаковки (отсутствия деформации, коррозии, загрязненности и т.д.); - наличия и состояния стандартных ракордов для страховых копий КД, ФНД, ВД и рулонных микрофильмов; - состояния поверхностей носителя (наличия царапин, потертостей, точек, включений, пятен, загрязнений и т.д.); - качества изобразительной информации, содержащейся в страховых копиях КД, ФД, ВД и микроформ; - качества звуковой информации, содержащейся в страховых копиях КД, ФНД и ВД; - наличия дефектов биологического и химического происхождения (поражения микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следов кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки); - стабильности ТАЦ-основы страховых копий для выявления «уксусного синдрома» в соответствии с методикой приложения В; - электроакустических характеристик страховых копий ФНД и ВД; - параметров страховых копий ВД в видеоканале. 9.5 Порядок и методы проведения контроля состояния страховых копий должны соответствовать требованиям ГОСТ 7.65 - для страховых копий КД и ФД, ГОСТ 7.68 - для ФНД и ВД, ГОСТ Р 13.1.107 - для микроформ страхового фонда. 9.6 Контроль стабильности ТАЦ-основы страховых копий КД, ФД и микроформ в хранилище СФД следует осуществлять в процессе хранения с периодичностью, установленной ГОСТ 7.65 и ГОСТ 7.68, если ТАЦ-основа документов стабильна. При выявленной нестабильности ТАЦ-основы контроль осуществляют с периодичностью, установленной в таблице 2, по методике контроля стабильности ТАЦ-основы, приведенной в приложении В. Таблица 2
Оценку стабильности ТАЦ-основы осуществляют сравнением полученных результатов с данными, приведенными в таблице 3. Таблица 3
9.7 Данные обо всех выявленных дефектах должны быть отражены в акте технического состояния страховой копии документа (или техническом паспорте). Решение о возможности дальнейшего хранения страховой копии документа или о необходимости изъятия его из хранилища СФД должно быть отражено в акте технического состояния (или в техническом паспорте). 9.8 Устранение выявленных дефектов необходимо осуществлять в течение месяца со дня проверки. При этом страховые копии с дефектами биологического происхождения или химического разложения должны быть изъяты из хранилища СФД незамедлительно. 10 Требования безопасности10.1 В организации, осуществляющей постоянное хранение страхового фонда, должен быть разработан и утвержден в установленном порядке план конкретных действий в условиях ЧС и ЭС. 10.1.1 При хранении, использовании и транспортировании страховых копий в условиях ЧС и ЭС для снижения относительной влажности воздуха внутри упаковки и предотвращения опасности возникновения биологических повреждений целесообразно использовать технический силикагель по ГОСТ 3956, применение которого регламентировано ведомственным ТТР. 10.2 Аппаратура, на которой проводят работу со страховыми копиями, должна иметь защиту от поражения персонала электрическим током. 10.3 При обработке, хранении, использовании и транспортировании страховых копий следует соблюдать правила работы с горючими, взрывоопасными и легковоспламеняющимися веществами. 10.4 При хранении, транспортировании и использовании страховых копий должна быть исключена возможность их несанкционированного перемещения внутри упаковки, ударов и вибраций, проникания влаги, вредных газов, пыли и солнечных лучей, а также образования конденсатной влаги внутри упаковки. 10.5 Работу со страховыми копиями следует осуществлять в чистых белых халатах, сменной чистой обуви и чистых неворсистых перчатках. В хранилищах не должно быть посторонних предметов и пищевых продуктов. 10.6 Для продления периода стабильности ТАЦ-основы страховых копий целесообразно проведение дополнительных мероприятий, перечень которых приведен в приложении Г. Приложение А
|
Состояние ТАЦ-основы |
Цвет индикаторных полосок АГФ-ацетат |
Значение pH |
Стабильное |
Синий |
Не менее 6,0 |
Начало деструкции |
Зеленый |
4,6 - 5,9 |
Деструкция |
Желтый |
4,5 и ниже |
В.3.4 Оценка результатов
В зависимости от степени разложения основы, оцениваемой величиной pH, страховые копии на ТАЦ-основе подлежат различным срокам хранения и повторным испытаниям на стабильность основы или перекопированию в соответствии с требованиями 9.6, таблица 2.
Рекомендации по продлению периода стабильности ТАЦ-основы страховых копий
Для продления периода стабильности ТАЦ-основы страховых копий целесообразно проведение некоторых дополнительных мероприятий, которые включают в себя как работы с самими копиями, так и организационные меры:
- страховые копии со стабильной ТАЦ-основой целесообразно в периоды их планового контроля или выемки из хранилища для использования подвергать многократному перематыванию, при возможности в присутствии интенсивного потока воздуха, что способствует удалению накопившихся продуктов старения ТАЦ-основы;
- целесообразно в эти же периоды работы со страховыми копиями проводить их водную обработку или обработку в растворе аммиака с окончательной промывкой в дистиллированной воде в соответствии с таблицей Г.1.
Таблица Г.1
Состав раствора в ванне |
Объем вещества, см3 |
Температура, °С |
Время обработки |
|
1 Предварительное промывание |
Вода |
По объему бака используемых машины или другого устройства |
8 - 12 |
1 - 3 мин |
2 Набухание |
Аммиак водный по ГОСТ 3760 |
3 ± 0,3 |
15 - 22 |
3 - 6 мин |
Вода по ГОСТ 4151 |
до 1000 |
|||
3 Промывание |
Вода по ГОСТ 4151 |
По объему бака используемых машины или другого устройства |
8 - 12 |
1 - 3 |
4 Ополаскивание в дистиллированной воде |
Вода по ГОСТ 6709 |
По объему бака используемых машины или другого устройства |
15 - 22 |
30 - 40 с |
5 Сушка |
В потоке теплого чистого воздуха |
20 - 32 |
До полного высыхания |
|
Примечание - Процесс может быть реализован частично при выполнении только операций 1, 4, 5, что также будет способствовать удалению из документа продуктов разложения ТАЦ-основы. |
- при выявлении начала разложения ТАЦ-основы документы должны быть удалены из общего хранилища и размещены в отдельном помещении, оснащенном автономной системой кондиционирования или приточно-вытяжной вентиляцией, обеспечивающими кратность обмена воздуха не менее 6 - 8 объемов в час;
- страховые копии с признаками разложения ТАЦ-основы необходимо хранить без первичной упаковки, в открытой упаковке или в специальной упаковке с отверстиями, что способствует удалению продуктов разложения и замедляет процесс деструкции основы.
от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ |
«Об архивном деле в Российской Федерации» |
[2] Приказ Минкультуры РФ от 18 января 2007 г. № 19, регистрационный № 9059 от 06 марта 2007 г. Минюста России |
«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» |
СНиП 2.04.05-91 Отопление, вентиляция и кондиционирование СНиП 21-01-97 Пожарная безопасность зданий и сооружений ОНТП 10-99 Определение категорий (классификация) помещений и зданий по взрывопожарной и пожарной безопасности. Противопожарные требования |
|
Коробки ККФ-35-300 (из полипропилена) для кинофотоматериалов |
|
[5] Руководство Р.3.1.683 |
Использование ультрафиолетового и бактерицидного излучения для обеззараживания воздуха и поверхностей в помещениях |
Государственная система обеспечения единства измерений. Порядок проведения поверки средств измерений |
Ключевые слова: страховые копии кинодокументов, микрофильм страхового фонда документации, страховые копии фотодокументов, страховые копии видеодокументов