|
СТО-02570823-16-05 ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ФГУП «Центральный ордена «Знак Почета»
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ ОТРАСЛЕВОЙ ФОНД
Москва 2005 г.
ПРЕДИСЛОВИЕ 1 РАЗРАБОТАН ФГУП «Центральный ордена «Знак Почета» научно-исследовательский институт геодезии, аэросъемки и картографии им. Ф.Н. Красовского» (ФГУП «ЦНИИГАиК») Директор института Н.Л. Макаренко Руководитель темы, Зав. ОСМОГИ А.И. Спиридонов Зав. лабораторией стандартизации А.С. Трофимов Н.с. O.К. Голубкова 2 РАССМОТРЕН И ОДОБРЕН Техническим комитетом ТК 404 «Геодезия и картография» (протокол № 6 от 31.10.2002 г.) и Роскартографией (заключение РК от 25 ноября 2002 г.) 3 УТВЕРЖДЕН и ВВЕДЕН в действие Приказом Головной организации метрологической службы отрасли (ФГУП «ЦНИИГАиК») № 120 от 27 сентября 2005 г. 4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
СОДЕРЖАНИЕ
СТО-02570823-16-05 СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ Отраслевой фонд нормативных документов. Основные положения Дата введения 2006-01-01 1 Область примененияСТО распространяется на отраслевой фонд нормативных документов и устанавливает основные положения по составу, комплектованию, организации фонда нормативных документов, действующих в системе Федеральной службы геодезии и картографии России и справочно-информационному обслуживанию пользователей. 2. ОпределенияВ настоящем СТО применяются следующие термины с соответствующими определениями. 2.1 база данных: Набор данных, который достаточен для установленной цели и представлен на машинном носителе в виде, позволяющем осуществлять автоматизированную переработку содержащейся в нем информации (ГОСТ 7.73). 2.2 банк данных: Автоматизированная информационно-поисковая система, состоящая из одной или нескольких баз данных и системы хранения, обработки и поиска информации в них (ГОСТ 7.73) 2.3 библиографическая обработка: Совокупность процессов формирования библиографической записи документа для представления его в библиотечных каталогах, библиографических указателях, списках и картотеках (ГОСТ 7.76) 2.4 библиографическое описание, описание: Совокупность библиографических сведений о документе, приведенных по определенным правилам, устанавливающим порядок следования областей и элементов, и предназначенных для идентификации и общей характеристики документа (ГОСТ 7.76) 2.5 библиотечная обработка: Совокупность процессов подготовки документов и библиографических записей к их дальнейшему использованию и хранению (ГОСТ 7.76) 2.6 библиотечное обслуживание: Совокупность разных видов деятельности по удовлетворению потребностей ее пользователей путем предоставления библиотечных услуг (выдача документов, предоставление информации о новых поступлениях, справки, консультации и т.д.) (ГОСТ 7.0) 2.7 источники комплектования: Организации, учреждения и отдельные лица, с помощью которых комплектуются фонды библиотек, информационных центров (ГОСТ 7.76) 2.8 картотека: Совокупность расположенных по определенным правилам библиографических записей на документы, независимо от их наличия или отсутствия в фонде (ГОСТ 7.76) 2.9 каталог: Совокупность расположенных по определенным правилам библиографических записей на документы, раскрывающая состав и содержание фонда библиотеки или информационного центра (ГОСТ 7.76) 2.10 комплектование фонда: Совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов, соответствующих задачам библиотеки, информационного центра (ГОСТ 7.76) 2.11 название: Условное обозначение одного издания, образующего единое целое и выпущенного в одном или нескольких томах (ГОСТ 7.20) 2.12 организация фонда: Совокупность процессов приема, учета, технической обработки, размещения и хранения документов (ГОСТ 7.76) 2.13 основной фонд: Фонд, включающий основную массу документов по профилю библиотеки, информационного центра и предназначенный для использования и хранения (ГОСТ 7.76) 2.14 подсобный фонд: Фонд, состоящий из наиболее спрашиваемых документов (ГОСТ 7.76) 2.15 профиль комплектования, тематико-типологический план комплектования: Документ, регламентирующий основные направления и особенности комплектования библиотеки, информационного центра и определяющий тематику, виды и экземплярность документов, включаемых в фонд (ГОСТ 7.76) 2.16 регистрация документов: Запись документов, предназначенных для хранения в инвентарную книгу или другую учетную форму (ГОСТ 7.76) 2.17 регистрация периодических изданий: Регулярная запись номеров (томов, выпусков) периодического издания, позволяющая контролировать поступления и определять, какой последний номер получен (ГОСТ 7.76) 2.18 ретроспективное комплектование: Комплектование фонда отсутствующими профильными документами или недостающими экземплярами документов за прошлые годы (ГОСТ 7.76) 2.19 специализированный фонд: Фонд, состоящий из документов, отобранных по какому-либо из признаков: вид документов, тематика, читательское назначение (ГОСТ 7.76) 2.20 справочно-библиографическое обслуживание: Обслуживание в соответствии с запросами потребителей информации, связанное с предоставлением справок и других библиографических услуг (ГОСТ 7.0) 2.21 справочно-информационное обслуживание: Совокупность процессов по удовлетворению информационных запросов потребителей информации (ГОСТ 7.73) 2.22 справочно-поисковый аппарат: Совокупность информационно-поисковых массивов, содержащих данные об адресах хранения в информационно поисковой системе документов с определенными поисковыми образами документов (ГОСТ 7.73) 2.23 текущее комплектование: Комплектование фонда вновь изданными профильными документами (ГОСТ 7.76) 2.24 учет фонда: Комплекс операций, обеспечивающих получение точных данных об объеме, составе, движении фонда (ГОСТ 7.76) 3. Нормативные ссылкиВ настоящем СТО использованы ссылки на следующие стандарты: ГОСТ Р 1.0-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Основные положения. ГОСТ 2.503-90 ЕСКД. Правила внесения изменений. ГОСТ 7.0-99 СИБИД. Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения. ГОСТ 7.1-2003 СИБИД. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления. ГОСТ 7.20-2000 СИБИД. Библиотечная статистика. ГОСТ 7.59-2003 СИБИД. Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации. ГОСТ 7.73-96 СИБИД. Поиск и распространения информации. Термины и определения. ГОСТ 7.76-96 СИБИД. Комплектование фондов документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения. ГОСТ 7.82-2001 СИБИД. Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных документов. ГОСТ 7.83-2001 СИБИД. Электронные издания. Основные выходы и выходные сведения. СТО 02570823-1.0-05 Стандарт организации. Служба стандартизации в области геодезии и картографии. Основные положения. 4. Задачи, состав и структура фонда4.1 Основной фонд включает в себя документы государственной системы стандартизации по категориям ГОСТ Р 1.0, ОСТ 68-1-93 и документы системы геодезических, картографических инструкций, норм, правил (ГКИНП) и нормативно-технических и методических актов (НТА) по категориям ГКИНП (ГНТА)-119-94. 4.2 Специализированный фонд включает в себя документы по производству топографо-геодезических и картографических работ, разработанные организациями по стандартизации других государственных структур. 4.3 Подсобный фонд состоит из справочников по профилю фонда и литературы по стандартизации. 4.4 В фонде содержатся документы в виде печатной продукции и электронные издания. 4.5 Фонды нормативных документов базовых организаций по стандартизации, базовых организаций метрологической службы и предприятий и организаций создаются и ведутся самостоятельно. Связь между фондами различных предприятий осуществляется традиционными способами и через сеть Интернет. 4.6 Назначение ответственных организаций за ведение фонда, объединение (децентрализации) фондов документов системы стандартизации и документов системы ГКИНП определяется по решению руководства Федерального органа исполнительной власти по геодезии и картографии (Роскартографии). 5. Комплектование фонда5.1 Комплектование фонда нормативных документов подразделяется на начальное, текущее и ретроспективное. 5.2 Профиль комплектования или тематико-типологический план комплектования разрабатывается организацией, ответственной за его ведение. 5.3 Источниками комплектования фонда являются территориальные отделы распространения НТД и НТИ ИПК Издательство стандартов (магазины стандартов), центральный картографо-геодезический фонд, организации Госстандарта - разработчики документов, головные и базовые организации по стандартизации других отраслей. 5.4 Приобретение документов осуществляется путем покупки документов, подпиской на сериальные издания, заказом документов по предварительным заявкам, а также обмена между фондами. 5.5 Комплектование вновь разработанными отраслевыми документами по стандартизации - в установленном порядке. 5.6 Копирование документов - по согласованию с разработчиком или держателем подлинника. 6. Организация фонда6.1 Все поступающие в фонд документы подлежат регистрации и учету. Единицей индивидуального регистрационного учета для стандартов, технических условий, инструкций и т.п. является название, для периодических и продолжающихся - номер, том, выпуск. Учет фонда проводится по каталогу фонда (карточная или машиночитаемая форма) и документальной базе данных. 6.2 В фонде нормативных документов применяется порядковая (нумерационная) расстановка для документов системы стандартизации и документов системы геодезических, картографических инструкций, норм, правил. Тематические сборники, изданные без указания на титульном листе, этикетке дискеты номеров включенных в них документов и литература по стандартизации располагаются отдельно в алфавитной последовательности названий. 6.3 Отдельно изданные документы и электронные издания документов на дискетах и дисках CD-ROM хранятся в коробках или специальных папках с этикетками, на которых указываются категории и номера размещенных в них документов (от первого до последнего). Полнотекстовый банк данных организуется на сетевом сервере. Помещение, занимаемое фондом и предназначенное для хранения документов, должно быть сухим, чистым, оборудованным в противопожарном отношении и с соблюдением правил для работы на персональных компьютерах. 6.4 Внесение изменений и изъятие отмененных и замененных документов проводится согласно ГОСТ 2.503 и на основе официальной информации, публикуемой в ежемесячных информационных указателях стандартов и технических условий, издаваемых Госстандартом, извещений организаций-разработчиков, писем Роскартографии. 7. Библиотечная обработка документов, организация и ведение справочно-поискового аппарата7.1 Документы, поступившие в фонд должны пройти библиотечную обработку, включающую в себя библиографическую обработку (составление библиографического описания, выбор первого элемента библиографической записи, формирование заголовка, индексирование, т.е. систематизация и предметизация, аннотирование и реферирование) и техническую библиотечную обработку (штемпелевание, проставление инвентарного номера и шифра хранения документов). Библиографическое описание изданных нормативных документов производится по ГОСТ 7.1. Библиографическое описание электронных изданий документов - по ГОСТ 7.82 и ГОСТ 7.83. 7.2 Систематизация и предметизация нормативных документов осуществляется по ГОСТ 7.59 с применением ОК 001-2000 с учетом особенностей предметизации этих документов. 7.3 Предметизация нормативных документов проводится на основании разработанных предметных рубрик. Составление перечня предметных рубрик (предметного рубрикатора) с учетом профиля работы предприятия предваряет процесс предметизации. 7.4 Справочно-поисковый аппарат фонда представляет собой совокупность планомерно организованных, взаимосвязанных и дополняющих друг друга каталогов, картотек, баз и банков данных. Каталог раскрывает состав и содержание фонда и может функционировать в карточной и машиночитаемой форме, на микроносителях, а также в форме книжного издания. Картотека содержит записи на документы, независимо от их наличия или отсутствия в фонде. База данных должна быть представлена на машинном носителе в виде, позволяющем осуществлять автоматизированную переработку содержащейся в ней информации. 7.5 Внесение в каталог, картотеку и базы данных сведений об отмене или замене документов, или принятых и введенных в действие изменениях к ним осуществляется в течение пяти дней со дня получения официальной информации (информационные указатели стандартов и технических условий, извещений организаций-разработчиков документов, писем Роскартографии) с последующим внесением изменений в документы. 7.6 Редактирование каталога, картотеки и базы данных предусматривает следующие операции: - проверку правильности составления библиографического описания; - установление действенности документов по последним годовым или ежемесячным указателям; - проверку правильности заполнения разделов предметного каталога; - замены устаревших предметных рубрик. 8. Виды и формы справочно-информационного обслуживания8.1 Справочно-информационное обслуживание проводится по следующим направлениям: - справочно-библиографическое обслуживание; - библиотечное обслуживание; - подготовка и издание информационных материалов. 8.2 Справочно-библиографическое обслуживание проводится в следующих формах: - предоставление справок и других библиографических услуг в соответствии с запросами потребителей; - подготовка и издание библиографической информации 8.3 Библиотечное обслуживание включает следующие формы: - абонентское обслуживание; - читальный зал. 8.4 Подготовка и издание информационных материалов осуществляется путем издания отраслевых указателей и планов изданий на год. 8.5 Информационные услуги предоставляются также потребителям через сеть Интернет. ПРИЛОЖЕНИЕ А(справочное) Библиография1) ОК 001-2000 Общероссийский классификатор стандартов 2) ГКИНП (ГНТА) 119-94 Инструкция о порядке разработки и утверждения нормативно-технических и методических актов на производство топографо-геодезических и картографических работ на территории Российской Федерации
|
|||